Consulter vos renseignements personnels – gouvernement fédéral

Révisé : Juillet 2019

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Le Canada a deux lois fédérales sur la protection des renseignements personnels – la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui s’applique aux institutions fédérales, et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), qui s’applique à de nombreuses organisations du secteur privé. Les deux donnent aux individus le droit d’accéder à leurs renseignements personnels qui relèvent d’une organisation.

Sur cette page

• Comment avoir accès à vos renseignements personnels détenus par le gouvernement fédéral
• Comment dois-je procéder pour demander l’accès à mes renseignements personnels?
• Dois-je payer pour avoir accès à mes renseignements personnels?
• Puis-je obtenir une copie papier de mes renseignements personnels?
• Combien de temps le processus devrait-il prendre?
• Que puis-je faire si je constate une erreur dans mes renseignements personnels?
• Puis-je avoir accès aux renseignements personnels d’une autre personne?
• Une institution fédérale peut-elle refuser de répondre à ma demande d’accès?
• Que puis-je faire si l’institution refuse de me donner accès à une partie ou à la totalité de mes renseignements personnels?

Comment avoir accès à vos renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale?

La Loi sur la protection des renseignements personnels confère à tout individu, peu importe s’il se trouve au Canada ou à l’étranger, un droit d’accès aux renseignements personnels le concernant et relevant d’une institution fédérale.

Comment dois-je procéder pour demander l’accès à mes renseignements personnels?

Vous pouvez remplir le formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels. Faites-le parvenir à l’institution fédérale qui détient vos renseignements personnels en l’adressant au coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels.

Certaines institutions acceptent ce formulaire en ligne. On trouvera sur le site Web du gouvernement du Canada des renseignements sur la façon de présenter une demande d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels en ligne ainsi que la liste des ministères et organismes participants.

Conseils :

• Pour déterminer quel ministère ou organisme fédéral détient des renseignements personnels vous concernant, consultez Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements, le répertoire public des ministères et organismes du gouvernement fédéral.
• Dans votre demande, identifiez-vous clairement afin que le gouvernement puisse être certain que c’est bien vous qui demandez vos renseignements personnels et non une autre personne.
• Précisez les renseignements personnels auxquels vous souhaitez avoir accès. Plus votre demande sera précise, plus vite on pourra vous répondre. De même, c’est à vous qu’il incombe d’être suffisamment précis pour permettre au ministère ou à l’organisme gouvernemental de trouver l’information.

Les demandes d’accès à des renseignements détenus par le gouvernement fédéral qui ne sont pas des renseignements personnels devraient être déposées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

Pour obtenir de plus amples renseignements à ce sujet, veuillez consulter le site Web du Commissariat à l’information du Canada ou le formulaire de demande d’accès à l’information sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Quels types de renseignements personnels puis-je demander de consulter?

Selon la Loi sur la protection des renseignements personnels, « renseignement personnel » désigne tout renseignement, quels que soient sa forme et son support, « concernant un individu identifiable ». Il est important de fournir suffisamment de détails pour que l’information soit relativement facile à récupérer. Par exemple :

• la période de création de l’information;
• tout individu, projet, groupe ou division ayant travaillé avec l’information;
• les mots-clés associés à l’information.

Dois-je payer pour avoir accès à mes renseignements personnels?

Il n’y a aucuns frais pour demander l’accès à des renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Puis-je obtenir une copie papier de mes renseignements personnels?

Bien que vous puissiez recevoir une copie papier des documents contenant vos renseignements personnels, l’organisation n’est pas obligée de vous en fournir une copie en vertu de la loi. En revanche, elle est tenue de vous donner accès à vos renseignements personnels. Dans certains cas, une organisation peut vous inviter à vous rendre sur place pour consulter le matériel.

Conseil : Si vous avez une incapacité faisant en sorte que vous avez besoin d’information sur un support autre qu’en format papier ou vous empêchant de vous rendre sur place pour consulter le matériel, vous devriez en informer l’organisation au moment de votre demande d’accès.

Combien de temps le processus devrait-il prendre?

En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, l’institution fédérale doit répondre rapidement à une demande d’accès. Dans les 30 jours suivant la réception d’une demande écrite, elle doit répondre par écrit pour indiquer si elle donnera accès à l’information demandée et, le cas échéant, produire cette information.

Dans certaines situations très particulières, l’institution pourra proroger ce délai, par exemple pour une période pouvant aller jusqu’à 30 jours, si :

• le respect du délai initial peut nuire de façon déraisonnable aux activités de l’institution;
• les consultations nécessaires pour donner suite à la demande rendent pratiquement impossible l’observation du délai initial.

Le délai peut également être prorogé pour une durée raisonnable si les renseignements personnels doivent être traduits ou convertis pour être transférés sur un support de substitution.

Que puis-je faire si je constate une erreur dans mes renseignements personnels?

Après avoir reçu et vérifié les renseignements, vous devriez avoir l’assurance qu’ils sont exacts et complets. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez demander au ministère ou à l’organisme d’effectuer les corrections, ajouts ou suppressions qui s’imposent. Lorsqu’un organisme ou un ministère n’effectue pas une correction, vous pouvez demander que vos renseignements personnels soient annotés à cette fin. En règle générale, les opinions formulées par d’autres personnes à votre sujet ne sont pas modifiées; on peut toutefois y ajouter une note pour faire part de votre point de vue.

Pour présenter une demande de correction, vous devez remplir le formulaire de demande de correction de dossier et l’envoyer au coordonnateur de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de l’institution visée.

Puis-je avoir accès aux renseignements personnels d’une autre personne?

Pour consulter les renseignements personnels d’une autre personne, vous devez présenter une autorisation écrite de cette personne vous permettant de recevoir ses renseignements personnels. Le consentement doit être signé et daté par la personne donnant l’autorisation.

Puis-je avoir accès aux renseignements personnels d’une personne décédée?

Les renseignements personnels peuvent être communiqués si la personne est décédée depuis 20 ans ou plus. Vous devez produire une preuve de décès raisonnable.

Si le décès remonte à moins de 20 ans, seul l’exécuteur testamentaire, le liquidateur de la succession, ou l’administrateur de la succession peut demander les renseignements personnels de la personne, mais uniquement les renseignements qui lui permettront de s’acquitter des responsabilités qui lui incombent en vertu de la loi.

Une institution fédérale peut-elle refuser de répondre à ma demande d’accès?

Il y a des exceptions limitées et précises au droit général d’accès prévu par la Loi sur la protection des renseignements personnels. Par exemple, le dirigeant d’une institution peut refuser l’accès à des renseignements personnels qui ont été obtenus en toute confidentialité d’un autre gouvernement ou qui se rapportent à une enquête policière.

Que puis-je faire si l’institution refuse de me donner accès à une partie ou à la totalité de mes renseignements personnels?

Vous pouvez communiquer avec l’agent de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de l’institution concernée. Si vous ne pouvez pas résoudre le problème, vous pouvez déposer une plainte auprès du Commissariat.