Deuxième principe relatif à l’équité dans le traitement de l’information de la LPRPDE - Détermination des fins de la collecte de renseignements

Votre organisation doit préciser les motifs de la collecte de renseignements personnels, avant ou pendant cette collecte.

Vos responsabilités en tant qu’entreprise

  • Respecter les dix principes énoncés à l’annexe 1.
  • Avant ou pendant toute collecte de renseignements personnels, déterminer pourquoi les renseignements sont nécessaires et comment ils seront utilisés.
  • Documenter les raisons de la collecte.
  • Préciser à la personne auprès de qui les renseignements sont recueillis la raison pour laquelle ils sont requis.
  • Préciser toute nouvelle utilisation des renseignements, et obtenir le consentement de la personne concernée avant de les utiliser.

Comment vous acquitter de vos responsabilités

  • Examinez les renseignements personnels que vous avez en votre possession pour vous assurer qu’ils sont tous destinés à une fin précise.
  • Informez la personne concernée, verbalement ou par écrit, des fins auxquelles les renseignements sont recueillis.
  • Consignez par écrit toutes les fins définies et obtenez les consentements voulus de façon à pouvoir vous y reporter facilement au cas où on vous demanderait de rendre des comptes à cet égard.
  • Assurez-vous que les fins auxquelles les renseignements sont destinés se limitent à ce qu’une personne raisonnable estimerait acceptable dans les circonstances.

Conseils

  • Définissez le plus clairement et le plus précisément possible à quelles fins les données sont recueillies, de façon que les personnes comprennent comment ils seront utilisés ou communiqués.
  • Évitez de définir des fins de collecte trop vastes, qui risquent d’aller à l’encontre du principe de connaissance et de consentement.
  • Voici quelques exemples de fins de collecte :
    • ouvrir un compte;
    • vérifier la solvabilité d’une personne;
    • verser des prestations à un employé;
    • traiter une demande d’abonnement à un magazine;
    • transmettre de l’information au sujet de l’adhésion à une association;
    • garantir une réservation de voyage;
    • établir les préférences d’un client;
    • déterminer l’admissibilité d’un client à un rabais ou à une offre spéciale.
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Remarque

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