Un client reproche à une société de télécommunications de lui avoir refusé accès aux documents de son compte

Résumé de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2002-31

[principe 4.9 de l'annexe 1; et paragraphes 8(3) et 8(5)]

Plainte

Un client s'est plaint que sa société de télécommunications lui ait refusé accès à ses renseignements personnels sous forme de documents de l'entreprise concernant son compte.

Résumé de l'enquête

Le plaignant avait un compte avec la société en question depuis septembre 1999. Au moment de la plainte, la société venait d'être acquise et renommée par une plus grande société de télécommunications. En mai 2001, le plaignant avait adressé à la société deux lettres concernant certaines plaintes qu'il faisait au sujet du service. Dans les deux lettres, il avait aussi demandé accès, en vertu de la Loi PRPDÉ, à tous les dossiers de la société le concernant. En août 2001, un agent de la société lui a dit que le traitement de sa demande d'accès n'avait pas débuté parce que la société considérait que les renseignements en question lui appartenaient en propre. De l'avis de la société, les documents n'étaient pas communicables, vu qu'ils servaient non pas à recueillir des renseignements au sujet du plaignant, mais plutôt à mener ses activités quotidiennes concernant le compte. C'est alors que le plaignant a déposé sa plainte au Commissariat à la protection de la vie privée.

Mis au courant de la plainte en vertu de la Loi, l'agent de protection de la vie privée au sein de la société mère a immédiatement accepté d'accélérer la communication des renseignements personnels du plaignant, de voir à ce que le personnel de la société soit informé des exigences de la Loi, et d'aligner la politique de la filiale en matière de protection de la vie privée sur celle de la société mère. Cet agent a expliqué que l'écart existant entre les deux politiques sur la protection des renseignements personnels était la conséquence de l'acquisition relativement récente de la société. En octobre 2001, 137 jours après la demande initiale, la société a permis au plaignant d'avoir accès aux renseignements qu'il avait demandés.

Cependant, le plaignant a protesté, faisant valoir que la société avait caché l'identité des membres de son personnel dans les documents fournis. Il faisait valoir que ces noms faisaient partie intégrante de ses renseignements personnels et que la pratique consistant à les supprimer était incompatible avec la Loi. La société a soutenu que les noms des employés n'étaient pas des « renseignements personnels » du plaignant au sens de la Loi. Après d'autres discussions, les parties ont fini par en venir à un compromis. Dans ce cas, la société a accepté de traiter de nouveau les documents du plaignant pour rendre ses employés moins anonymes en ne donnant que leur prénom.

Sur réception des documents retraités, le plaignant a estimé que la société lui avait donné tous les renseignements auxquels il avait droit, et il a considéré l'affaire comme réglée.

Conclusions du commissaire

Rendues le le 8 janvier 2002

Compétence : Depuis le 1^er janvier 2001, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques s'applique aux entreprises fédérales. Le commissaire avait compétence dans cette cause parce que les sociétés de télécommunications sont des entreprises fédérales selon la définition de la Loi.

Application : Le principe 4.9 de l'annexe 1 énonce qu'il doit être permis à toute personne qui en fait la demande de consulter ses renseignements personnels. Les paragraphes 8(3) et 8(5) énoncent que, faute de répondre à une demande dans les 30 jours de sa réception, l'organisation est réputée avoir refusé d'acquiescer à la demande.

Le commissaire a conclu que la société ne s'était manifestement pas acquittée des obligations que lui imposent le principe 4.9 et les paragraphes 8(3) et 8(5). Cependant, il a noté avec satisfaction à la fois que la société prenait des mesures appropriées pour aligner sur la Loi sa politique sur la protection des renseignements personnels et que le plaignant était satisfait du dénouement de l'affaire.

Le commissaire a donc conclu que la plainte était fondée et résolue.