Une banque invoque une disposition d'exemption pour refuser de communiquer à un ancien employé ses renseignements personnels

Résumé de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2002-84

[Principes 4.3 et 4.9 de l'annexe 1; paragraphe 9(5); alinéas 7(1)b) et 9(3)c.1)]

Plainte

Un ancien employé s'est plaint qu'une banque ait refusé de lui communiquer ses renseignements personnels, en particulier le dossier d'une enquête interne que la banque a menée à son sujet.

Résumé de l'enquête

Le plaignant, un ancien directeur de succursale de la banque, avait fait l'objet d'un congédiement à la suite d'une enquête interne. Le jour de son congédiement, il avait déposé une demande écrite pour avoir accès au dossier d'enquête et à ses dossiers de personnel. La banque a répondu qu'il pouvait consulter ses dossiers de personnel, mais non le dossier d'enquête. La banque ne l'a pas informé des raisons de son refus de lui communiquer le dossier d'enquête, ni des recours qui s'offraient à lui s'il désirait contester le refus.

La banque était d'avis que la collecte des renseignements personnels du plaignant à son insu et sans son consentement dans le cadre d'une enquête interne était conforme à l'alinéa 7(1)b) de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et que son refus ultérieur de communiquer le dossier d'enquête était, dans la même veine, conforme à l'alinéa 9(3)c.1) de la Loi. Selon ces dispositions, les organisations ne sont pas tenues de communiquer les renseignements personnels recueillis dans le cadre d'enquêtes sur des violations d'accords. En vertu du paragraphe 9(5) de la Loi, une organisation invoquant l'alinéa 9(3)c.1) pour refuser de communiquer des renseignements personnels doit en informer le commissaire, ce que la banque n'a pas fait dans ce cas.

Le plaignant était d'avis que l'exemption en vertu de l'alinéa 9(3)c.1) n'était valide que pendant la durée de l'enquête et que, à la conclusion de l'enquête, l'organisation n'avait plus le pouvoir discrétionnaire de refuser de communiquer les renseignements personnels contenus dans le dossier d'enquête. Il a soutenu que, puisque les renseignements demandés relevaient d'une enquête qui était terminée, la banque devrait de nouveau être soumise à ses obligations, selon la Loi, de lui communiquer les renseignements.

Conclusions du commissaire

Rendues le 10 octobre 2002

Compétence : Depuis le 1^er janvier 2001, la Loi s'applique aux entreprises fédérales. Le commissaire avait compétence dans cette cause parce que les banques sont des entreprises fédérales selon la définition de la Loi.

Application : Le principe 4.3 stipule que toute personne doit être informée de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et y consentir, à moins qu'il soit inapproprié de le faire. L'alinéa 7(1)b) dispense une organisation de l'exigence d'informer l'individu et d'obtenir son consentement si la collecte est raisonnable pour des fins liées à une enquête sur la violation d'un accord ou sur la contravention d'une loi, et s'il est raisonnable de s'attendre à ce qu'une collecte effectuée au su ou avec le consentement de la personne puisse compromettre l'accès aux renseignements ou leur exactitude. Le principe 4.9 stipule que l'organisation doit informer toute personne, qui en fait la demande, de l'existence de renseignements personnels qui la concernent, de l'usage qui en est fait, du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et doit permettre de contester l'exactitude et l'intégralité des renseignements, et d'y faire apporter les corrections appropriées. L'alinéa 9(3)c.1) dispense une organisation de l'exigence de communiquer les renseignements personnels si les renseignements ont été recueillis au titre de l'alinéa 7(1)b).

Le commissaire était d'avis que la collecte, par la banque, des renseignements personnels du plaignant a été effectuée pour des fins raisonnables liées à une enquête sur la violation d'un accord d'emploi et qu'une collecte effectuée au su et avec le consentement du plaignant aurait pu compromettre l'accès aux renseignements ou leur exactitude. Il a donc conclu que la banque avait invoqué de façon appropriée l'alinéa 7(1)b) pour recueillir les renseignements à l'insu et sans le consentement du plaignant.

Le commissaire a établi de plus que rien, dans les termes utilisés à l'alinéa 9(3)c.1), ne limite le pouvoir discrétionnaire d'une organisation de ne pas communiquer les renseignements recueillis selon l'alinéa 7(1)b). Puisque la Loi ne requiert pas explicitement que l'obligation de communiquer des renseignements soit renouvelée à la fin de l'enquête, une organisation a le pouvoir discrétionnaire d'invoquer l'alinéa 9(3)c.1) aussi bien pendant qu'après une enquête. Le commissaire a donc conclu que, même après la conclusion de l'enquête en question, la banque a invoqué de façon appropriée l'alinéa 9(3)c.1) pour refuser de communiquer au plaignant ses renseignements personnels contenus dans le dossier d'enquête.

Le commissaire a conclu que la plainte était non fondée.

Autres considérations

En dépit du fait d'avoir conclu que la banque avait dûment invoqué les dispositions d'exemption en question dans la plainte, le commissaire a exprimé une certaine inquiétude relativement au fait que la banque ne s'était manifestement pas conformée à certaines autres dispositions de la Loi. Plus précisément, la banque n'a pas informé le plaignant, par écrit, des raisons de son refus de lui communiquer les renseignements, ni des recours qui s'offraient à lui selon la Loi. La banque n'avait pas non plus informé le commissaire, par écrit, de sa décision de refuser l'accès conformément à l'alinéa 9(3)c.1).

Le commissaire a donc recommandé que la banque :

1. fasse dorénavant preuve de la diligence voulue lorsqu'elle devra informer les individus des raisons de son refus de leur communiquer leurs renseignements personnels, ainsi que de leurs droits de recours selon la Loi, conformément au paragraphe 8(7); et
2. les informe, à l'avenir, tel qu'exigé au paragraphe 9(5), de sa décision de ne pas communiquer des renseignements personnels au titre de l'alinéa 9(3)c.1).