Formulaire de consentement d’un expert en assurances jugé trop général

Résumé de conclusions d’enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2007-368

[Principes 4.3.3 et 4.4.1]

Une victime de vol a fait part de ses préoccupations concernant le formulaire de consentement à la collecte de renseignements personnels qu’un expert en assurances lui demandait de signer comme condition de service. Lorsque la victime a refusé de signer le formulaire parce qu’il s’opposait à l’obligation de consentir à la collecte d’un large éventail de renseignements, l’expert a déclaré qu’il n’était pas en mesure de poursuivre le traitement de la demande d’indemnisation.

La commissaire adjointe à la protection de la vie privée a convenu que le libellé du formulaire était trop général et a formulé des recommandations à l’expert, de même qu’aux groupes sectoriels qui conseillaient à leurs membres d’utiliser ce formulaire. L’expert a cessé d’utiliser le formulaire en question et l’a remplacé par deux formulaires, destinés aux réclamations relatives aux biens et aux blessures corporelles respectivement. Le Commissariat a examiné les formulaires et a jugé que le libellé est maintenant conforme aux exigences de la Loi.

Voici un résumé du déroulement de l'enquête et les conclusions de la commissaire adjointe.

Résumé de l’enquête

Le plaignant, à qui on a volé de l’argent et des bijoux, a déclaré le vol à sa compagnie d’assurances. Le traitement de sa demande d’indemnisation a été confié à un expert.

L’expert a demandé au plaignant d’établir un relevé des dommages (formulaire type à remplir en vertu de la loi provinciale) et de signer un formulaire de consentement à la collecte de renseignements personnels. Le plaignant a répondu aux questions d’un expert et a signé une déclaration. Il a aussi fourni une description des bijoux volés. Il a cependant refusé de signer le formulaire de consentement et, par conséquent, l’expert a refusé de soumettre sa demande à l’assureur. L’expert a soutenu qu’il n’était pas en mesure de continuer à traiter la demande sans le consentement du plaignant.

Le premier paragraphe du formulaire de consentement à la collecte de renseignements personnels établit les trois grands objectifs de la collecte, de l’utilisation et de la communication de renseignements personnels, qui sont :

• d’établir la valeur des pertes, des dommages ou des blessures corporelles qui font l’objet d’une demande d’indemnisation;

• de déterminer la couverture disponible en cas de pertes;
• d’éviter la fraude.

Le texte du formulaire de consentement reprend et élargit vaguement ces objectifs.

Le formulaire énumère sept types de renseignements personnels qui peuvent être recueillis selon la nature de la demande d’indemnisation. Il s’agit :

• des renseignements signalétiques usuels;
• des antécédents en matière de crédit et de réclamation;
• des renseignements financiers;
• des renseignements médicaux;
• du dossier de conducteur;
• des renseignements relatifs à l’emploi;
• des déclarations de témoins.

Comme le plaignant présentait une demande d’indemnisation pour vol de biens personnels, il s’est opposé à l’obligation de consentir à la collecte de renseignements tels ses antécédents en matière de crédit et de réclamation, ses renseignements financiers et médicaux, son dossier de conducteur et les renseignements relatifs à son emploi.

Une section du formulaire indique les sources possibles en cas de collecte. Les renseignements peuvent provenir d’organismes prêteurs, d’autorités chargées de délivrer les permis de conduire et les immatriculations, d’institutions financières, de professionnels de la santé, d’installateurs de système de protection contre les incendies ou de systèmes de sécurité, des entreprises de surveillance, de la police et d’autres autorités. Une autre section du formulaire dresse la liste des neuf catégories de tierces parties auxquelles des renseignements personnels peuvent être communiqués.

Le Commissariat a appris que le formulaire en question, rédigé par une association et adopté par une autre, était la norme dans l’industrie. Néanmoins, l’expert a affirmé qu’il était prêt à modifier celui-ci.

À la suite d’une discussion concernant les préoccupations du plaignant, l’expert a accepté de dispenser le plaignant de l’exigence de signer le formulaire de consentement à la collecte de renseignements personnels. La compagnie et l’industrie des assurances continueront toutefois à se servir du formulaire.

Conclusions

Rendues le 11 janvier 2007

Application : Le principe 4.3.3 stipule qu'une organisation ne peut pas, pour le motif qu'elle fournit un bien ou un service, exiger d'une personne qu'elle consente à la collecte, à l'utilisation ou à la communication de renseignements autres que ceux qui sont nécessaires pour réaliser les fins légitimes et explicitement indiquées. Le principe 4.4.1 énonce que les organisations ne doivent pas recueillir des renseignements personnels de façon arbitraire. Il faut restreindre tant la quantité que la nature des renseignements recueillis à ce qui est nécessaire pour réaliser les fins déterminées. L’organisation doit préciser la nature des renseignements recueillis comme partie intégrante de ses politiques et pratiques concernant le traitement des renseignements.

Pour rendre sa décision, la commissaire adjointe s'est appuyée sur les considérations suivantes :

• Elle convenait qu’aux termes du formulaire de consentement à la collecte de renseignements personnels, l’expert exigeait du demandeur de consentir à la collecte et à la communication d’un vaste éventail de renseignements personnels qui n’étaient peut-être pas pertinents à la demande d’indemnisation.
• Dans le cas présent, la plupart des renseignements exigés n’étaient pas nécessaires aux fins de la demande d’indemnisation et en dépassaient nettement le cadre. Par exemple, le plaignant n’aurait pas dû devoir consentir à la collecte de renseignements tels ses antécédents en matière de crédit, ses renseignements financiers et médicaux, son dossier de conducteur et les renseignements relatifs à son emploi. Ces renseignements n’avaient rien à voir avec sa demande d’indemnisation pour vol d’argent et de bijoux.
• De l’avis de la commissaire adjointe, le libellé relatif au consentement n’était pas conforme aux exigences des principes 4.3.3 et 4.4.1.
• Cette dernière a par conséquent recommandé à l’expert de reformuler le libellé du formulaire de consentement à la collecte de renseignements personnels afin de se conformer aux exigences de la Loi. Elle a aussi soulevé la question auprès de l’Association canadienne des experts indépendants et de l’Association des courtiers d’assurance du Canada.
• L’expert a conseillé à ses membres de cesser d’utiliser le formulaire en question et l’a lui-même remplacé par deux formulaires, destinés aux réclamations relatives aux biens et aux blessures corporelles respectivement. L’Association canadienne des experts indépendants a également convenu, au cours de l’enquête, de revoir ses formulaires de consentement afin de s’assurer que ses firmes membres utilisent les nouveaux formulaires.
• Le formulaire de réclamation relative aux biens autorise l’expert à recueillir, à utiliser et à communiquer des renseignements personnels en vertu de la loi aux fins d’enquête et de règlement, de prévention de la fraude, de vérification des renseignements fournis et de partage d’information avec d’autres compagnies d’assurances de biens et dommages, experts en assurances, estimateurs, évaluateurs ou fournisseurs de services d’assurance ou d’information. Le formulaire exige le consentement explicite du demandeur.
• Le libellé du formulaire de réclamation relative aux blessures corporelles est sensiblement le même, sauf qu’il mentionne aussi le partage d’information avec des professionnels de la santé. Ce formulaire exige aussi le consentement explicite du demandeur.
• Le Commissariat a examiné les termes utilisés dans les formulaires et a estimé que l’expert respectait maintenant ses obligations en vertu des principes 4.3.3 et 4.4.1.

La commissaire adjointe a conclu que la plainte était fondée et résolue.