Le service de sécurité d’un immeuble en copropriété n’a pas fait une utilisation abusive de ses caméras de surveillance, mais il a amélioré la protection des renseignements personnels

Résumé de conclusions d’enquête en vertu de la LPRPDE no 2007-376

[Principes 4.4 4.5, 4.7 et 4.7.1]

Leçons apprises

  • La collecte de renseignements personnels par le biais de caméras devrait se limiter à ce qui est nécessaire aux fins spécifiées par l’organisation.
  • Les renseignements personnels recueillis par le biais de caméras ne devraient pas être utilisés ou communiqués à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis – à moins que la personne y consente ou que la loi l’exige.
  • Des mesures de protection doivent être mises en place pour protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, ainsi que l’accès, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés.

Un résidant d’un immeuble en copropriété s’est plaint que l’agent de sécurité de son immeuble surveillait ses allées et venues au moyen des caméras de surveillance et permettait à d’autres résidants de voir les images captées sur son écran d’ordinateur. Le résidant affirmait aussi que, dans un autre incident, le personnel de sécurité avait distribué une note de service sur lui aux autres résidants.

L’enquête a établi que les allégations du plaignant concernant l’utilisation du système de caméras de surveillance n’étaient pas fondées. En ce qui concerne la note de service, on n’a pu établir comment elle s’était retrouvée entre les mains des résidants. Nous avons observé qu’il semblait y avoir des lacunes dans les mesures de sécurité. Le service de sécurité a donc pris des mesures pour mieux protéger les renseignements personnels qu’il recueille. La commissaire adjointe à la protection de la vie privée a conclu que les plaintes relatives à l’utilisation des caméras n’étaient pas fondées et que la plainte concernant la note de service était fondée et résolue.

Suit un résumé du déroulement de l’enquête et des délibérations de la commissaire adjointe.

Résumé de l’enquête – caméras de surveillance

Le plaignant avait souvent eu des démêlés à divers sujets avec la société de gestion de l’immeuble en copropriété, le service de sécurité et certains résidants. Une fois, on lui a même demandé de quitter le bureau de gestion de l’immeuble en copropriété en raison de son comportement. Comme la tension avait monté, un rapport de sécurité a été rédigé. Ce même jour, la société de gestion de l’immeuble avait convoqué une réunion d’urgence du conseil d’administration de l’immeuble (dont le plaignant faisait alors partie). De nombreux résidants étaient présents dans la salle de réunion ce soir-là. L’un d’eux a fait une remarque au plaignant, qui a immédiatement quitté la pièce. Les membres du conseil restants ont demandé aux résidants de quitter la pièce et certains d’entre eux se sont retrouvés dans le vestibule. Deux d’entre eux étaient près du bureau du concierge et de l’agent de sécurité dans le vestibule.

Selon le plaignant, l’agent de sécurité a alors commencé à recueillir sur lui des renseignements personnels en suivant ses allées et venues dans l’immeuble au moyen des caméras de surveillance. Il a déclaré que l’agent de sécurité avait permis à l’un des deux résidants de le surveiller sur les moniteurs des caméras de surveillance après qu’il a quitté la salle de réunion, est monté à sa résidence pour ensuite redescendre jusqu’au garage. Il a soutenu qu’un des résidants à la fenêtre du vestibule lui avait fait un signe de la main quand il est sorti du garage.

Le bureau du concierge est en forme de « L »; trois écrans se trouvent du côté formant la base du « L ». Chacun des écrans affiche généralement 16 images. Les écrans peuvent être réglés pour afficher neuf images, quatre ou une seule. Les images affichent les lettres A, B ou C. Les écrans C couvrent le garage de l’immeuble. Une personne se tenant le long de la hampe du « L » peut voir les écrans des caméras de surveillance. Toutefois, il est difficile de voir les images aux écrans à moins de se tenir directement devant eux.

Environ 45 caméras sont réparties dans l’immeuble. Certaines sont placées près des ascenseurs du rez‑de‑chaussée qu’on peut prendre pour descendre au garage. Une autre caméra sert à surveiller le couloir qui mène au garage. Dans le garage, des caméras permettent de voir les voies de circulation. Une caméra se trouve à l’entrée du garage, mais il n’y en a aucune à la sortie. Toutefois, la caméra située à l’entrée permet de voir qu’un véhicule se dirige vers la sortie.

Les caméras sont fixes et ne peuvent tourner ou donner de gros plans. Les images sont enregistrées et conservées pendant une semaine.

Le résidant qu’on aurait laissé regarder le plaignant sur les caméras de surveillance a confirmé qu’il était présent à la réunion d’urgence du conseil. Après avoir quitté la salle de réunion, le plaignant est monté dans son appartement, puis il est redescendu. Le résidant a alors vu le plaignant traverser le vestibule avec son sac à dos en direction de l’ascenseur. Il a supposé que le plaignant s’en allait au garage. Il a confirmé qu’il se tenait près du bureau du concierge. Il a jeté un œil aux écrans des caméras de surveillance et a vu une fourgonnette se diriger vers la sortie sur l’un des écrans. Comme il savait que le plaignant conduisait une fourgonnette, il s’est dirigé vers une des fenêtres du vestibule et a dit au revoir de la main au plaignant quand il est passé devant l’entrée de l’immeuble.

Il a déclaré que l’agent de sécurité ne lui avait pas permis d’aller derrière le bureau, de se tenir devant les écrans ou de se pencher par-dessus le bureau pour voir les écrans. Il a indiqué qu’il ne savait pas comment fonctionnait le système de surveillance. Il ne se rappelait pas si un agent de sécurité se trouvait au bureau du concierge ou si quelqu’un d’autre se trouvait près de lui à ce moment-là. Il a nié avoir demandé à l’agent de sécurité de suivre les allées et venues du plaignant au moyen du système de caméras de surveillance.

Une autre résidante nous a dit qu’elle se tenait également près du bureau du concierge et qu’elle a vu le plaignant se diriger vers l’ascenseur. Elle a déclaré avoir regardé les écrans et elle y a vu qu’il était monté dans l’ascenseur. Elle est ensuite partie rejoindre les autres dans le vestibule. Elle a confirmé que le résidant qui se tenait près du bureau du concierge est allé à une fenêtre et qu’il a fait un signe de la main au plaignant.

Le service de sécurité a nié que son agent ait aidé les résidants à suivre les allées et venues du plaignant ou qu’il leur ait donné accès aux caméras ou aux écrans. L’agent de sécurité de service ce soir-là a déclaré qu’il n’avait pas, ni personne d’autre, surveillé le plaignant au moyen des caméras de surveillance. Il n’a pas informé les résidants de l’endroit où se trouvait le plaignant dans le complexe. Il a affirmé qu’il n’avait admis personne derrière le bureau du concierge ou de l’agent de sécurité ou devant les écrans. Il s’est rappelé avoir vu un résidant devant le bureau. L’agent de sécurité a indiqué qu’il était allé au local d’entreposage pour y prendre un colis qui avait été livré. Quand il en est revenu, il a vu le résidant en question qui faisait un signe de la main au plaignant à la fenêtre du vestibule.

Au fil des ans, la société de sécurité avait déjà signalé des problèmes avec le plaignant aux sociétés de gestion de l’immeuble. Selon les renseignements que nous avons vérifiés, le plaignant allait derrière le bureau du concierge ou de l’agent de sécurité et examinait les rapports et les registres de sécurité, il regardait les écrans des caméras de surveillance, il utilisait l’ordinateur et manipulait les caméras de surveillance. Il semble qu’il ne tenait pas compte des demandes du service de sécurité de cesser ces activités.

Les écrans ont depuis été remplacés par des écrans plats orientés de façon à ne plus être visibles par les personnes qui se tiennent devant le bureau ou dans le vestibule.

Conclusions

Rendues le 24 avril 2007

Application : Le principe 4.4 prévoit que l’organisation ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées et que celle-ci doit procéder de façon honnête et licite. Le principe 4.5 précise que les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige.

Pour rendre sa décision, la commissaire adjointe s’est appuyée sur les considérations suivantes :

  • Il ne faisait pas de doute que des renseignements personnels sur le plaignant, notamment des images filmées, avaient été recueillis au moyen de caméras de surveillance placées dans l’immeuble et affichés sur les écrans du système de sécurité. Ces images étaient recueillies de façon automatique à des fins de sécurité quand des personnes passaient dans le champ des caméras, vraisemblablement avec l’accord des résidants. Les images étaient ensuite affichées sur les écrans pour alerter l’agent de sécurité en cas de besoin.
  • La question est de savoir si la captation et l’affichage de l’image du plaignant dérogeaient à la procédure courante.
  • Rien n’indique que l’agent de sécurité recueillait des renseignements personnels de façon inappropriée en suivant délibérément les allées et venues du plaignant dans l’immeuble. Rien n’indique non plus que, le jour en question, le conseil d’administration, la société de gestion de l’immeuble ou un autre résidant présent dans le vestibule lui aient demandé de le faire. Les caméras de surveillance étaient utilisées de façon normale pour protéger l’immeuble et assurer la sécurité des résidants et des visiteurs.
  • Rien n’indique non plus que les images du plaignant aient été affichées sur les écrans pour une raison autre que le fait qu’il soit monté dans l’ascenseur et qu’il soit allé au garage, c’est-à-dire à des endroits où se trouvaient des caméras. L’agent de sécurité était allé dans le local d’entreposage et rien ne permet d’affirmer qu’il avait réglé l’affichage des écrans au bénéfice des autres résidants ou qu’il ait permis à des résidants de le faire.
  • La commissaire adjointe a donc conclu que le service de sécurité n’avait pas contrevenu au principe 4.4 en captant des images du plaignant.
  • Elle a aussi conclu que le service de sécurité n’avait pas communiqué de renseignements personnels pour quelque autre motif que celui pour lequel il était autorisé à le faire. Il n’a donc pas contrevenu au principe 4.5.

En conséquence, la commissaire adjointe a conclu que la plainte était non fondée.

Résumé de l’enquête – diffusion d’une note de service

Les événements entourant la plainte relative à une note de service se sont produits à une date différente de celle relative à l’utilisation des caméras. Toutefois, ils y sont liés, car le même agent de sécurité était concerné dans les deux affaires.

Selon un rapport d’incident rempli par le service de sécurité, le plaignant s’est approché de l’agent de sécurité et l’a menacé. L’agent de sécurité a signalé le comportement du plaignant à la police. Quelques jours plus tard, le service de sécurité a demandé que la société de gestion et le conseil d’administration de l’immeuble prennent des mesures relativement au comportement du plaignant envers ses agents de sécurité. Dans une note de service à l’intention de ses employés qui travaillaient dans l’immeuble, le service de sécurité a demandé que toute difficulté, insulte, menace ou harcèlement de la part du plaignant soit signalé à la police.

À peu près au même moment, certains des résidants ont formé un « comité des résidants inquiets » dont l’objectif était d’obtenir le renvoi du plaignant du conseil d’administration. Le comité, par l’intermédiaire de la société de gestion de l’immeuble, a envoyé à tous les résidants un avis et une lettre de procuration concernant le renvoi du plaignant. Il a ensuite envoyé une deuxième lettre à laquelle était jointe une formule de procuration permettant de voter sur cette question.

D’autres documents sur le plaignant étaient joints à la deuxième lettre du comité, y compris la note de service à l’intention des agents de sécurité. Un résidant a montré au plaignant la lettre du comité et les pièces jointes envoyées aux résidants. Le même résidant a informé le plaignant que la note de service faisait partie d’une distribution générale interne dans le complexe.

Une des membres du comité a informé le Commissariat qu’une copie de la note de service se trouvait à sa porte avec une pile de pétitions signées. Elle a déclaré qu’elle ne l’avait pas reçue directement du service de sécurité ou de la société de gestion de l’immeuble.

Les responsables du service de sécurité ont déclaré qu’ils ne savaient pas que la note de service avait été distribuée aux résidants. Le responsable des services à la clientèle du service de sécurité nous a dit que la note de service en question avait été apportée à l’immeuble par le superviseur des agents de sécurité le jour où elle avait été écrite pour que tous les agents puissent la lire. Quand le superviseur a apporté la note, il a inscrit dans le registre une note à l’intention des agents de sécurité leur demandant de lire la note de service sur le plaignant et d’apposer leur signature afin d’indiquer qu’ils l’avaient lue.

Quand le Commissariat a demandé à voir la note de service (durant notre visite des lieux), on n’a pu trouver le dossier contenant la note de service ni dans le bureau de l’agent de sécurité ni dans le local d’entreposage qui se trouve derrière le bureau. Le responsable du service à la clientèle a déclaré qu’aucune copie de la note de service n’avait été remise au conseil d’administration, à la société de gestion de l’immeuble ou aux résidants. Toutes les communications du service de sécurité sont transmises au conseil par l’intermédiaire de la société de gestion de l’immeuble et la note de service ne lui avait pas été remise.

Le service de sécurité a rappelé à ses agents, verbalement et par écrit, que l’information et les dossiers qu’ils détiennent doivent demeurer à la disposition exclusive des responsables de la sécurité et de la gestion de l’immeuble. Elle a rappelé aux agents qu’ils ne peuvent communiquer de renseignements personnels à qui que ce soit et qu’ils doivent en assurer la protection. Selon le service de sécurité, toutes les notes de service remises aux membres de son personnel sont gardées sous clé et les renseignements sur les résidants qui se trouvent dans son ordinateur sont protégés par un mot de passe. La sécurité des renseignements personnels faisait aussi partie d’un récent séminaire de formation des superviseurs.

Conclusions

Rendues le 24 avril 2007

Application : En vertu du principe 4.7, les renseignements personnels doivent être protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité. Le principe 4.7.1 stipule que les mesures de sécurité doivent protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisées. Les organisations doivent protéger les renseignements personnels, quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés.

Pour rendre sa décision, la commissaire adjointe s’est appuyée sur les considérations suivantes :

  • Il n’a pas été possible d’établir comment la note de service en question était arrivée entre les mains du comité des résidants inquiets. Le service de sécurité a déclaré qu’il n’avait pas remis de copie au conseil d’administration, à la société de gestion de l’immeuble ou aux résidants.
  • Toutefois, durant l’enquête, nous avons noté qu’on n’a pu trouver le dossier contenant la note de service en question, car il n’était pas à sa place habituelle.
  • Tout document contenant de l’information sensible doit être conservé à un endroit approprié pour éviter qu’une personne non autorisée y ait accès. Les principes 4.7 et 4.7.1 stipulent que les organisations doivent adopter des mesures de sécurité appropriées pour éviter que cela se produise. Il semble que le service de sécurité n’ait pas satisfait à ces exigences au moment de l’enquête.
  • Toutefois, la commissaire adjointe était d’avis que les mesures prises depuis par le service de sécurité pour protéger les renseignements personnels étaient conformes aux principes 4.7 et 4.7.1.

En conséquence, la commissaire adjointe a conclu que la plainte était fondée et résolue.

 

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