L’état des toilettes amène la direction d’une entreprise à y exercer une surveillance

Résumé de conclusions d’enquête en vertu de la LPRPDE no 2007-379

[Principe 4.3; alinéas 7(1)b) et 7(2)d); paragraphe 5(3)]

Leçons apprises

  • Pour invoquer les exceptions au consentement prévues à l’article 7 afin de justifier une surveillance clandestine, les conditions suivantes doivent être remplies :
    • La collecte de renseignements personnels doit servir uniquement à des fins qu’une personne raisonnable considérerait appropriées dans les circonstances.
    • Il doit y avoir une preuve importante pour appuyer les soupçons selon lesquels une relation de confiance a été brisée ou une loi enfreinte.
    • L’organisation doit avoir épuisé tous les autres moyens de recueillir des renseignements portant moins atteinte à la vie privée.
    • La collecte doit se limiter autant que possible aux fins.
  • Les organisations doivent avoir une politique qui énonce que :
    • la surveillance clandestine ne devrait être utilisée qu’en dernier recours et n’être envisagée que lorsque tous les autres moyens de recueillir des renseignements personnels ont été déjà pris;
    •  la décision d’exercer une surveillance devrait être prise à un échelon très élevé de l’organisation;
    • la collecte de renseignements personnels devrait être le plus limitée possible.

Un employé d’une entreprise de transport s’est plaint que la direction avait surveillé ses visites aux toilettes à son insu et sans son consentement et qu’elle avait utilisé l’information recueillie à des fins disciplinaires. L’entreprise a justifié cette mesure en invoquant les dispositions des alinéas 7(1)b) et 7(2)d). La commissaire adjointe à la protection de la vie privée a examiné les circonstances dans lesquelles se trouvait l’entreprise et en a conclu qu’elle ne pouvait se fonder sur ces dispositions pour recueillir des renseignements personnels sur le plaignant à son insu et sans son consentement, car rien ne prouvait qu’il y avait eu violation d’un accord et qu’elle avait épuisé tous les autres recours portant moins atteinte à la vie privée. Elle a recommandé que l’entreprise élabore une politique de surveillance, et l’entreprise y a consenti. Par conséquent, elle a conclu que la plainte était fondée et résolue.

Suit un résumé du déroulement de l’enquête et des délibérations de la commissaire adjointe.

Résumé de l’enquête

Le plaignant a entendu parler pour la première fois de la surveillance exercée par l’entreprise à l’occasion d’une audience disciplinaire où il avait été informé du dépôt d’une plainte à la réunion du comité de santé et de sécurité au travail relativement à l’état de la toilette des hommes. Le gestionnaire a déclaré que les toilettes étaient surveillées et qu’on avait conclu que le plaignant était responsable de son piètre état. Durant l’audience, on a montré au plaignant un registre des inspections des toilettes.

Quelques jours plus tard, le plaignant a reçu un avis disciplinaire et une copie du registre d’inspection des toilettes. Il a déclaré que le registre était différent de celui qu’on lui avait montré le 4 novembre, car les noms des inspecteurs n’y figuraient pas.

L’avis disciplinaire répétait ce qu’on avait dit au plaignant à l’audience disciplinaire. À cette occasion, le plaignant avait demandé à voir le registre et on le lui avait montré. Le plaignant a affirmé qu’il ne s’était pas rendu compte des effets de ses actions sur les installations sanitaires. On lui a dit qu’il devait changer immédiatement sa façon d’agir.

On l’a aussi informé que, conformément aux pratiques disciplinaires de l’entreprise, toute offense future, même mineure, viendrait s’ajouter aux précédentes et aurait pour résultat son renvoi immédiat. Quelques mois plus tard, il a été mis à pied.

L’entreprise a déclaré qu’un employé s’était plaint de l’état des toilettes des hommes et que le sujet avait été discuté pendant une réunion mensuelle du comité de santé et de sécurité au travail. Comme pour toute autre plainte, une enquête de suivi s’imposait, car il s’agissait d’une installation commune utilisée par les employés, leurs enfants et de nombreux candidats à des emplois. En raison du caractère délicat de la plainte et du fait que le procès-verbal était communiqué à tous les employés, l’entreprise n’en n’avait pas fait mention, mais avait tout de même enquêté sur le sujet.

Peu après, elle avait créé un registre pour savoir qui utilisait les toilettes et dans quel état il les laissait. Le registre était tenu discrètement par le personnel de gestion de la succursale mis au courant de la situation. Trois jours plus tard, on a établi que les toilettes avaient besoin d’être nettoyées uniquement après le passage du plaignant. On l’a convoqué de façon confidentielle pour discuter de la plainte et de l’enquête subséquente avec un représentant syndical.

L’entreprise a déclaré qu’environ 95 membres du personnel utilisaient les toilettes régulièrement. Nous avons examiné une copie du registre indiquant que la direction avait fait surveiller les toilettes pendant trois jours. Les renseignements consignés consistaient en la date, l’heure, le nom des personnes utilisant les toilettes, le nom de l’inspecteur et l’état des lieux après le passage de l’utilisateur. Le registre compte 23 entrées. Dès que le responsable a été identifié, on a mis fin à la surveillance.

En vertu du Code canadien du travail, l’entreprise est responsable de la santé et de la sécurité au travail. L’alinéa 125(1)y) du Code stipule que l’employeur doit veiller à ce que la santé et la sécurité des employés ne soient pas mises en danger par les activités de quelque personne admise dans le lieu de travail. En vertu de l’alinéa 124(1)z.2), l’employeur doit répondre sans délai à tout rapport fait par un employé relativement à tout objet ou toute circonstance qui, dans un lieu de travail, présente un risque pour sa santé ou sa sécurité ou pour celles de ses compagnons de travail ou des autres personnes à qui l’employeur en permet l’accès.

Un employé est également tenu, en vertu de l’alinéa 126(1)c), de prendre les mesures nécessaires pour assurer sa propre santé et sa propre sécurité, ainsi que celles de ses compagnons de travail et de quiconque risque de subir les conséquences de ses actes ou omissions.

Conclusions

Rendues le 4 avril 2007

Application : Conformément au principe 4.3, toute personne doit être informée de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et y consentir, à moins qu’il ne soit pas approprié de le faire. Une exception à cette règle est prévue à l’alinéa 7(1)b), qui stipule qu’une organisation peut recueillir des renseignements personnels à l’insu et sans le consentement de l’intéressé uniquement s’il est raisonnable de s’attendre à ce que la collecte effectuée au su ou avec le consentement de l’intéressé puisse compromettre l’exactitude du renseignement ou l’accès à celui-ci, et si la collecte est raisonnable à des fins liées à une enquête sur la violation d’un accord ou la contravention du droit fédéral ou provincial. L’alinéa 7(2)d) stipule que les renseignements personnels recueillis en vertu de l’alinéa 7(1)b) peuvent être utilisés par l’organisation à l’insu et sans le consentement de l’intéressé. Conformément au paragraphe 5(3), une organisation ne peut recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels qu’à des fins qu’une personne raisonnable estimerait acceptables dans les circonstances.

Pour rendre sa décision, la commissaire adjointe s’est appuyée sur les considérations suivantes :

  • Il est certain que l’entreprise a recueilli et utilisé des renseignements personnels sur le plaignant à son insu et sans son consentement.
  • Pour justifier ses gestes, l’entreprise a invoqué les alinéas 7(1)b) et 7(2)d) de la Loi.
  • Dans des affaires antérieures où le Commissariat a dû se prononcer sur le droit d’une entreprise à exercer une surveillance à l’insu et sans le consentement de l’intéressé, il avait établi que ces dispositions de la Loi ne pouvaient être dissociées de leur contexte et il avait mentionné certaines conditions que devait remplir une organisation pour satisfaire aux dispositions de l’alinéa 7(1)b). Elle devait notamment se conformer au paragraphe 5(3) qui stipule qu’une organisation ne peut recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels qu’à des fins qu’une personne raisonnable estimerait acceptables dans les circonstances.
  • Plus précisément, une organisation doit disposer de preuves substantielles indiquant que le lien de confiance a été rompu ou qu’on a contrevenu à une loi. Elle doit montrer qu’elle a épuisé tous les autres moyens portant moins atteinte à la vie privée pour obtenir l’information dont elle a besoin. Dans la mesure du possible, elle doit aussi limiter la collecte de données à l’affaire en cause.
  • L’enquête a établi qu’il existait une preuve substantielle que quelqu’un, mais pas nécessairement le plaignant, contrevenait au Code canadien du travail et mettait en danger la santé et la sécurité des autres. Des plaintes avaient été déposées au comité de santé et de sécurité au travail au sujet de l’état des toilettes et l’entreprise devait prendre les mesures nécessaires pour se conformer à la loi.
  • La commissaire adjointe s’est penchée sur la mesure dans laquelle les mesures prises portaient atteinte à la vie privée. L’entreprise a tenu un registre des visites aux toilettes où figuraient les noms des personnes et l’heure à laquelle elles y étaient allées. Après leur départ, un gestionnaire allait inspecter les lieux et notait ses observations dans le registre.
  • Aucune surveillance directe n’a été exercée aux toilettes mêmes. Cela aurait d’ailleurs constitué une atteinte grave à la vie privée. Toutefois, à son avis, la tenue d’un registre des visites aux toilettes est aussi une atteinte à la vie privée.
  • La commissaire adjointe a reconnu qu’on avait tenté de limiter la collecte de renseignements personnels, car la période de surveillance a été brève. Dès qu’on a su qui était responsable de la situation, on a mis fin à la surveillance.
  • C’est la question de savoir si l’entreprise avait épuisé tous les autres recours qui posait un problème dans les circonstances.
  • L’entreprise avait décidé d’agir sans tarder. Le Code canadien du travail exige en effet que l’employeur réagisse « sans délai » aux rapports de danger au travail.
  • Toutefois, les mesures qu’elle a prises ne visaient pas simplement à mettre fin à un problème, comme l’exige le Code canadien du travail, mais à en trouver le responsable. L’entreprise aurait pu, par exemple, afficher des avis ou une annonce pour remédier à la situation. Ces mesures portaient moins atteinte à la vie privée et auraient permis d’arriver au même résultat, c’est-à-dire, régler le problème.
  • L’entreprise a reconnu que son intention était non seulement de mettre fin au vandalisme, mais également de démasquer le coupable. Elle estimait qu’elle enquêtait sur une rupture du contrat de travail.
  • Toutefois, la commissaire adjointe a signalé qu’au moment où elle avait entrepris son enquête, l’entreprise ne savait pas qu’un employé était responsable. En fait, un représentant de l’entreprise avait informé le Commissariat qu’on s’attendait à ce que le responsable soit un enfant (des enfants fréquentaient les lieux de travail) et non un employé.
  • La commissaire adjointe a observé que, dans des affaires antérieures où le Commissariat avait traité de surveillance des employés à leur insu, il s’agissait de surveiller certaines personnes en particulier. Dans une affaire fondée, on avait manqué de preuves pour établir qu’il y avait eu rupture d’un contrat de travail. Dans une autre affaire, cette fois non fondée, l’entreprise avait eu suffisamment de preuves pour étayer sa position avant même d’engager un enquêteur privé pour surveiller son employé au moyen de caméras.
  • La commissaire adjointe était d’avis que l’entreprise a tenté de justifier ses méthodes par les résultats de son enquête. Par conséquent, elle a déclaré que l’entreprise n’avait pas de preuves substantielles pour étayer son affirmation qu’un employé était responsable de l’état des toilettes et qu’il y avait eu rupture du lien de confiance.
  • Elle a aussi déclaré que l’entreprise n’avait pas épuisé tous les autres moyens portant moins atteinte à la vie privée avant d’avoir eu recours à la surveillance des lieux. L’entreprise a reconnu qu’elle n’avait même pas envisagé d’autres moyens de régler le problème.
  • En conséquence, la commissaire adjointe a conclu que l’entreprise n’avait pas satisfait aux exigences du paragraphe 5(3) pour invoquer les alinéas 7(1)b) et 7(2)d) afin de recueillir et d’utiliser des renseignements personnels à l’insu et sans le consentement de l’intéressé. Même si l’entreprise avait des raisons de croire qu’un des utilisateurs des toilettes contrevenait au Code canadien du travail, elle devait prendre des mesures immédiates pour corriger la situation, elle n’avait pas épuisé toutes les mesures portant moins atteinte à la vie privée pour remplir ses obligations légitimes.
  • En examinant la politique de protection de la vie privée de l’entreprise, la commissaire adjointe a noté qu’elle ne traitait pas de la surveillance. Elle a donc recommandé que l’entreprise élabore des lignes directrices précises sur le sujet. Cette politique, a-t-elle noté, devra tenir compte des points suivants :
    • La surveillance est un dernier recours et ne doit être envisagée que si tous les autres moyens d’obtenir des renseignements personnels ont été épuisés;
    • La décision d’entreprendre une surveillance doit être prise à un niveau très élevé de l’organisation;
    • La collecte de renseignements personnels doit être limitée le plus possible.
  • L’entreprise a accepté de modifier sa politique sur la protection des renseignements personnels pour y traiter de la surveillance.

En conséquence, la commissaire adjointe a conclu que la plainte était fondée et résolue.

Voir aussi

#268 La surveillance électronique ne donne aucun résultat, mais la pratique est fortement découragée (non fondée, mais la pratique de l’organisation aurait enfreint la loi; la preuve appuyant l’opinion selon laquelle un bris de confiance avait eu lieu était insuffisante)

#269 L’employeur embauche un enquêteur privé pour exercer une surveillance vidéo d’un employé (la compagnie avait une preuve suffisante pour appuyer sa décision d’embaucher un enquêteur privé pour exercer une surveillance vidéo de son employé)

Post-scriptum

Le plaignant a déposé une demande d’audience à la Cour fédérale en vertu de l’article 14 de la LPRPDE. En agissant en tant que médiateur officieux, le CPVP a aidé les parties à en arriver avant l’audience à une entente finale liant les parties. La demande auprès de la Cour fédérale a été abandonnée.   

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Remarque

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