Un gestionnaire révèle le salaire d'un employé dans le cadre d'une remarque – le consentement était nécessaire malgré l'obligation d'informer le public

Résumé de conclusions d’enquête en vertu de la LPRPDE no 2010-004

[Principes 4.3 et 4.3.5; sous‑alinéa7(3)h.1); paragraphe 2(1); alinéa 1c) du Règlement]

Leçons apprises

  • À moins qu’une exemption précise ne s’applique, on doit obtenir le consentement d’une personne avant de communiquer ses renseignements personnels.
  • Les attentes raisonnables de la personne doivent être prises en compte lorsqu’on détermine si le consentement approprié a été obtenu ou non. Par exemple, les politiques, pratiques, règlements ou lois en place peuvent interdire ou restreindre une telle communication, ce qui donne lieu à une attente en matière de vie privée dans ces circonstances.
  • La collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels accessibles au public qui figurent dans un registre et qui sont recueillis aux termes d’une autorisation législative (et auxquels est associé un droit d’accès public autorisé par la loi) doivent faire l’objet d’un consentement particulier et distinct lorsque les raisons pour lesquelles les renseignements figurent dans le registre n’ont pas de lien direct avec celles pour lesquelles ils sont recueillis, utilisés ou communiqués.

Voici un résumé de l'enquête et des conclusions de la commissaire.

Résumé de l’enquête

Dans la zone de réception de son lieu de travail, un employé a entendu un supérieur révéler son salaire à une autre personne et dire que son rendement était insuffisant. Deux autres employés ont attesté avoir entendu la remarque et ont fait une déclaration sous serment à l’appui de leur affirmation. Lorsque l’employé a déposé une plainte relative à la communication de ses renseignements personnels au Commissariat, l’employeur n’a pas nié les faits au départ.

Le Commissariat est d’avis que l’organisation constitue une « entreprise fédérale » (en vertu du paragraphe 2(1) de la LPRPDE). La majeure partie de son financement provient d’un ministère du gouvernement fédéral pour les services qu’elle offre à une collectivité des Premières nations.

La politique de l’organisation sur le personnel exige que les employés s’abstiennent d’avoir des discussions générales sur les renseignements personnels avec d’autres personnes, y compris avec les collègues de travail. De plus, les employés sont tenus d’agir en conformité avec toutes les lois fédérales ou provinciales (p. ex. la Loi) qui peuvent dépasser les obligations en matière de confidentialité de la politique sur le personnel. Malgré cette obligation, nous avons constaté que le mis en cause n’était pas suffisamment conscient de ses obligations relatives à la protection des renseignements personnels en vertu de la Loi.

Ainsi, à ce moment-là, la commissaire adjointe a formulé plusieurs recommandations à l’intention de l’organisation au sujet des politiques et procédures en matière de vie privée ainsi que de la formation du personnel. L’organisation avait accepté de mettre en œuvre ces recommandations afin de respecter les principes de la Loi en ce qui a trait à la responsabilité.

Toutefois, le mis en cause a par la suite contesté l’allégation relative à la communication des renseignements personnels et a présenté une déclaration sous serment à cet effet. L’organisation était d’avis que l’obtention du consentement de la personne n’était pas nécessaire pour les raisons suivantes :

  1. Le salaire journalier qui aurait été dévoilé par le supérieur dans la zone de réception du bureau était inexact. Il était en fait supérieur au salaire journalier réel de l’employé.
  2. La personne avait déjà donné son consentement implicite étant donné que son salaire est communiqué publiquement dans les états financiers vérifiés, qui sont distribués aux membres de la collectivité en plus d’être offerts à la bibliothèque communautaire. Le ministère fédéral responsable du financement de l’organisation exige un tel degré de transparence dans ses exigences en matière de rapports financiers. L’organisation était d’avis qu’étant donné que l’employé ne s’était pas plaint du fait que son salaire était communiqué de cette façon, il avait donné son consentement implicite à toute communication s’y rapportant.

Constatations

Rendues le 26 juillet 2010

Application : Le principe 4.3 stipule que toute personne doit être informée de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et y consentir, à moins qu’il ne soit pas approprié de le faire. Le principe 4.3.5 affirme, en partie, que, « dans l’obtention du consentement, les attentes raisonnables de la personne sont aussi pertinentes ». Le sous‑alinéa 7(3)h.1) prescrit que, pour l’application de l’article 4.3 de l’annexe 1 et malgré la note afférente, l’organisation ne peut communiquer de renseignement personnel à l’insu de l’intéressé et sans son consentement que lorsqu’il s’agit d’un renseignement réglementaire auquel le public a accès. L’alinéa 1c) du Règlement précise ce qui suit pour l’application du sous‑alinéa 7(3)h.1) : les renseignements personnels qui figurent dans un registre, qui sont recueillis aux termes d’une autorisation législative et pour lesquels un droit d’accès public est autorisé par la loi, si la collecte, l’utilisation et la communication de ces renseignements sont directement liées à la raison pour laquelle ils figurent dans le registre. 

Pour rendre sa décision, la commissaire s’est appuyée sur les considérations suivantes :

  • Malgré la contestation tardive du supérieur, la version des faits du plaignant et des témoins est crédible. De plus, même si le montant communiqué ne correspondait pas exactement au salaire réel du plaignant, les renseignements peuvent tout de même être jugés personnels en vertu de la Loi. Une décision prise en 2008 par la Cour fédérale définit les « renseignements personnels » de la manière suivante : « Les renseignements seront des renseignements concernant un individu identifiable lorsqu’il y a de fortes possibilités que l’individu puisse être identifié par l’utilisation de ces renseignements, seuls ou en combinaison avec des renseignements d’autres sources (Gordon c. Canada (Ministre de la Santé), 2008 CF 258 (CanLII)).
  • Le supérieur a identifié verbalement le plaignant devant les autres personnes présentes et a clairement associé un salaire journalier à un énoncé relatif à son rendement au travail. Même si les renseignements sur son salaire n’étaient pas tout à fait exacts, ils constituent néanmoins les renseignements personnels de cette personne en ce sens qu’ils lui sont directement et intentionnellement associés. La commissaire a fait valoir que, dans la même veine, les opinions au sujet de personnes identifiables étaient également considérées à titre de renseignements personnels en vertu de la Loi, même si elles ne se fondent pas toujours sur des faits.

Aucun consentement implicite et attente en matière de vie privée

  • En ce qui a trait au fait de déterminer si le consentement était nécessaire en vue de communiquer les renseignements, la commissaire n’était pas d’avis que l’employé avait donné son consentement implicite uniquement parce qu’il ne s’était pas plaint du fait que son salaire soit communiqué dans les états financiers. Elle a souligné qu’aucune preuve n’appuyait la déclaration à l’effet que l’employé avait donné son consentement général implicite à ce que son employeur communique les renseignements sur son salaire à quelle que fin que ce soit.
  • De plus, le plaignant a une attente continue et raisonnable en matière de vie privée en dehors du processus de rapport financier étant donné que le manuel des politiques sur le personnel de l’organisation ordonne aux employés de traiter les renseignements (p. ex. les salaires) contenus dans les dossiers des employés comme étant strictement confidentiels. La politique désapprouve également les discussions générales relatives aux renseignements personnels sensibles avec qui que ce soit. À la lumière de ce qui précède, l’organisation aurait dû, en vertu du principe 4.3.5, tenir compte des attentes raisonnables en matière de vie privée de l’employé avant de discuter de son salaire à voix haute avec d’autres, sans son consentement.

Buts visés par la communication et besoin du consentement

  • La commissaire a par la suite fait valoir que l’examen des buts visés par la communication du salaire du plaignant constituait un facteur clé dans le cadre de sa décision :
  • Le sous‑alinéa 7(3)h.1) prévoit une exemption relative à l’obtention du consentement en vue de communiquer des renseignements accessibles au public et qui sont visés par les règlements. L’alinéa 1c) du Règlement précise ce qui suit : les renseignements personnels qui figurent dans un registre, qui sont recueillis aux termes d’une autorisation législative et pour lesquels un droit d’accès public est autorisé par la loi, si la collecte, l’utilisation et la communication de ces renseignements sont directement liées à la raison pour laquelle ils figurent dans le registre
  • Si l’on considère les états financiers vérifiés de l’organisation à titre de registres accessibles au public, recueillis aux termes d’une autorisation législative et pour lesquels un droit d’accès public est autorisé par la loi (dans le présent cas, la loi fédérale sur l’administration financière), cette partie du sous‑alinéa pourrait s’appliquer.
  • Toutefois, la deuxième partie de l’alinéa 1c) ne peut s’appliquer.
  • D’une part, les renseignements sur le salaire de l’employé apparaissent dans les états financiers et le registre de l’organisation afin de répondre aux exigences du ministère du gouvernement fédéral en matière de rapports financiers. D’autre part, il serait difficile d’invoquer le même but visé pour justifier le fait que le supérieur a communiqué verbalement les renseignements sur le salaire du plaignant devant ses collègues, au travail, et ce, en association avec un commentaire au sujet de son mauvais rendement.
  • Ainsi, étant donné que la communication présumée n’est pas liée à la raison pour laquelle les renseignements sont communiqués dans les états financiers comme l’exige l’alinéa 1c) du Règlement, cette catégorie de renseignements n’est pas pertinente aux fins de la présente affaire (de plus, la commissaire a déterminé qu’aucune catégorie de renseignements du Règlement n’avait trait aux circonstances de la plainte). En conséquence, elle a conclu que l’exemption relative au consentement prévue au sous‑alinéa 7(3)h.1) ne pouvait s’appliquer et que, par conséquent, le consentement du plaignant devait être obtenu aux fins de la communication, en vertu du principe 4.3.  

Conclusion

La commissaire a fait valoir que le mis en cause avait appliqué les recommandations de la commissaire adjointe. Par conséquent, elle conclut que la plainte est fondée et résolue.

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