Postes Canada exige trop de renseignements pour les demandes de congé

Une employée de Postes Canada a présenté une plainte concernant la grande quantité de renseignements personnels recueillis par son employeur lorsqu’elle a présenté deux demandes de congé payé spécial afin de prendre soin d’un membre de sa famille qui était malade.

Le formulaire de demande utilisé vise en fait seulement à aider les superviseurs à décider s’il y a lieu ou non d’accorder un congé. Le nombre de questions est laissé à la discrétion du superviseur. Toutefois, dans ce cas, le superviseur de la plaignante lui a remis à tort le formulaire intégral et lui a demandé de le remplir elle-même.

Le formulaire exigeait un grand nombre de renseignements personnels au sujet de la demanderesse, de la personne malade et même de tierces parties. Par exemple, on voulait savoir si un autre employé de Postes Canada avait présenté une demande de congé afin de prendre soin de la même personne.

Pendant l’enquête sur la plainte, Postes Canada nous a indiqué qu’elle recevait environ 3 000 demandes de congé spécial chaque année, ce qui fait au total plus de 125 000 heures de travail.

Au fil des années, les règlements d’arbitrage rendus en vertu de la convention collective ont permis de façonner la façon dont cette catégorie de congé est administrée. Ces règlements obligent Postes Canada à recueillir de grandes quantités d’information afin de s’assurer que les demandes de congé sont étudiées d’une façon juste et raisonnable.

Postes Canada se soucie par ailleurs de la prévention de la fraude et de l’utilisation abusive de ce congé pour une durée indéterminée. Nous reconnaissons l’obligation de l’organisation à cet égard, mais nous estimons tout de même qu’une trop grande quantité de renseignements personnels sont recueillis. Nous remettons particulièrement en cause les questions qui obligent l’auteur d’une demande de congé à fournir des renseignements personnels au sujet d’une autre personne.

Nous avons conclu que la plaignante avait dû fournir plus de renseignements personnels que nécessaire afin de faire la preuve qu’elle avait droit au congé, et nous avons confirmé que sa plainte était fondée.

Nous avons aussi recommandé un ensemble de mesures pouvant être prises par Postes Canada pour aborder les préoccupations relatives à la protection de la vie privée.

L’organisation a accepté de mettre en place certaines des recommandations, notamment de recueillir seulement les renseignements personnels qui sont absolument nécessaires pour l’administration adéquate du programme. Postes Canada a indiqué, par exemple, qu’elle ne demanderait plus à connaître le nom des autres personnes (des tiers) qui auraient été associés aux soins donnés à la personne malade.

L’organisation a aussi accepté de mettre à jour les directives écrites que les superviseurs doivent suivre lors de la réception d’une demande de congé de la part d’un employé, de façon à veiller à ce que seuls les renseignements requis soient recueillis.

L’organisation souhaite toutefois continuer de recueillir des renseignements sur les autres membres de la famille qui travaillent à Postes Canada, afin de s’assurer qu’un seul employé demande congé pour prendre soin d’une personne pour éviter les abus.

En l’absence de preuves indiquant des abus répandus, nous continuons d’avoir des réserves quant à cette collecte de données. Nous avons invité l’organisation à trouver des façons moins intrusives pour la vie privée de prévenir la fraude au moment d’examiner les demandes de congé.

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