Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada refuse systématiquement l’accès à certains renseignements personnels contenus dans son Système mondial de gestion des cas

Plainte en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi)

Le 26 mars 2026

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Description

Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada a constaté qu’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC ou le Ministère) ne récupérait et ne traitait systématiquement qu’une partie des renseignements personnels auxquels les individus avaient droit en se limitant au contenu d’un rapport abrégé en réponse aux demandes d’accès. Ces demandes d’accès concernaient des renseignements relatifs à des dossiers d’immigration qui portaient notamment sur les demandes de visa. Le Ministère procédait ainsi peu importe que les individus aient demandé l’accès à l’intégralité de leur dossier ou à du contenu précis figurant dans le rapport détaillé.

Le contenu qui ne fait pas partie du rapport abrégé peut parfois inclure des renseignements personnels que les individus ont le droit de se faire communiquer sur demande. Ainsi, IRCC ne respecte pas ses obligations au titre de l’article 12 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui exige que les institutions fédérales donnent aux individus accès aux renseignements personnels qui les concernent et qui relèvent du gouvernement, sous réserve de certaines exceptions.

Bien qu’en l’espèce IRCC ait finalement traité et fourni au plaignant l’intégralité du rapport détaillé, il n’a pas accepté de mettre en œuvre la recommandation du Commissariat visant à régler la question dans son ensemble, soit de mettre à jour ses procédures dans le but de récupérer et de traiter le rapport détaillé en réponse aux demandes des individus souhaitant accéder à l’intégralité de leur dossier.

Comme il ne s’agit pas de la seule plainte de ce genre, le Commissariat réitère à IRCC l’importance de mettre en œuvre la recommandation afin de se conformer à la Loi.

Points à retenir

• Les institutions doivent s’assurer que leurs procédures visant à répondre aux demandes de renseignements personnels intègrent des mesures raisonnables pour veiller à ce que les demandeurs reçoivent tous les renseignements qu’ils ont le droit de se faire communiquer.

Rapport de conclusions

Vue d’ensemble

1. Le représentant du plaignant (le plaignant) a affirmé qu’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC ou le Ministère) a indûment refusé de lui donner accès à ses renseignements personnels au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) en omettant de lui communiquer les renseignements qu’il a cherché à obtenir dans le cadre de la demande P-2024-63516. Plus précisément, le plaignant, qui connaît bien la structure du Système mondial de gestion des cas (SMGC) qu’utilisent conjointement IRCC et l’Agence des services frontaliers du Canada^{Note de bas de page 1}, a demandé à avoir accès uniquement au contenu de la section « Historique » de son dossier figurant dans le SMGC (dossier SMGC).
2. En réponse à la demande, le bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (bureau de l’AIPRP) d’IRCC n’a pas récupéré ni traité la section Historique du dossier SMGC du plaignant. Par « traiter », on entend le fait d’examiner le contenu récupéré afin d’évaluer s’il contient les renseignements personnels du demandeur et si des exceptions au droit d’accès s’appliquent.
3. IRCC a plutôt récupéré et traité des renseignements tirés d’un sous-ensemble d’autres sections du dossier SMGC du plaignant. Dans le cadre de l’enquête du Commissariat, IRCC a indiqué que, pour répondre efficacement et en temps opportun aux demandeurs, sa politique actuelle consiste à récupérer et à traiter seulement certaines sections des dossiers SMGC des individus, ce que le Ministère désigne comme le rapport « abrégé » du SMGC. IRCC a précisé qu’il procède ainsi, peu importe que les individus demandent l’intégralité de leur dossier ou seulement du contenu précis qui ne se trouve que dans ce qu’IRCC appelle le rapport « détaillé » du SMGC, comme c’est le cas pour la section Historique.
4. Selon IRCC, les sections des dossiers SMGC autres que celles contenues dans le rapport abrégé, y compris la section Historique, ne comprennent pas de renseignements personnels ou ne comprennent que des renseignements qui seraient nécessairement caviardés au titre d’exceptions au droit d’accès. Le Ministère soutient qu’il est donc inutile de récupérer et de traiter ces documents.
5. Après enquête, le Commissariat est d’avis que la pratique actuelle d’IRCC n’est pas conforme à ses obligations de communiquer aux individus les renseignements personnels les concernant au titre de l’article 12 de la LPRP. D’abord, notre examen de la section Historique du dossier SMGC du plaignant a révélé qu’elle contenait bel et bien les renseignements personnels du plaignant. Ensuite, bien qu’IRCC n’ait pas fourni d’observations au Commissariat quant à l’applicabilité d’exemptions en l’espèce, nous avons trouvé de nombreux cas, survenus au cours des cinq dernières années, où IRCC a fourni à des demandeurs la totalité de la section Historique de leur dossier au titre de la Loi sur l’accès à l’information (LAI) (qui prévoit des exceptions très semblables au droit d’accès). Cela démontre que la section Historique peut raisonnablement être récupérée et qu’il est possible qu’elle contienne des renseignements personnels pouvant être communiqués, du moins dans certains cas.
6. À notre avis, IRCC est tenu de récupérer et de traiter ces documents afin de respecter ses obligations en matière d’accès prévues à l’article 12 de la LPRP. Par conséquent, nous concluons qu’il a contrevenu à la LPRP. Pour rectifier la situation, nous avons recommandé qu’IRCC a) récupère et traite la section Historique du dossier SMGC du plaignant en réponse à la demande P-2024-63516 (réf. : PA-069183) que celui-ci a présentée et b) mette immédiatement à jour ses pratiques afin de récupérer et de traiter toutes les sections des dossiers SMGC des individus qui correspondent aux demandes faites au titre de la LPRP. En ce qui concerne la recommandation a), le plaignant a informé le Commissariat qu’il avait reçu un exemplaire de son rapport détaillé, incluant la section Historique, le 24 mars 2026. Cependant, IRCC n’a pas accepté de mettre en œuvre la recommandation b). Par conséquent, nous considérons que la plainte est fondée et non résolue.

Analyse

7. À titre préliminaire, nous notons que le texte intégral de la demande d’accès du plaignant précisait ce qui suit [traduction] : « Cette demande vise UNIQUEMENT la section “Historique” du rapport du SMGC. Cette section est essentielle pour bien comprendre le processus décisionnel. Si une partie de la section Historique est caviardée, veuillez fournir une explication détaillée pour chaque caviardage, en précisant la disposition pertinente de la Loi sur la protection des renseignements personnels et en démontrant en quoi la communication de l’information caviardée pourrait réellement causer un préjudice ou une contrainte excessive. » IRCC a indiqué qu’il a interprété cette requête comme une demande de renseignements sur le processus décisionnel dans son ensemble. Il a ajouté qu’étant donné que sa réponse initiale comprenait des renseignements sur le processus décisionnel tirés d’autres sections du dossier SMGC du plaignant, celle-ci correspondait à la portée de la demande, et ce, même si la section Historique n’avait pas été récupérée. Nous ne sommes pas d’accord. À notre avis, il est évident, à la simple lecture de la demande, qu’elle portait sur le contenu de la section Historique.
8. Par conséquent, nous avons demandé à obtenir le rapport détaillé intégral du SMGC afin d’établir si la section Historique comprenait les renseignements personnels du plaignant. Notre examen a révélé que les renseignements en question figurent bel et bien dans la section Historique. En outre, certains des renseignements personnels contenus dans le rapport détaillé n’apparaissent pas dans le rapport abrégé.
9. IRCC a par la suite expliqué au Commissariat que sa pratique avait toujours été de récupérer et de traiter uniquement le rapport abrégé du SMGC en réponse aux demandes de renseignements personnels. Le Ministère a indiqué qu’en raison de ce qu’il a décrit comme un problème technique survenu en 2019, ce format de rapport avait été remplacé par une version plus longue tirée du SMGC (le rapport détaillé du SMGC). Au cours des années suivantes, le bureau de l’AIPRP d’IRCC a récupéré et traité le rapport détaillé du SMGC en réponse aux demandes qu’il recevait. En 2023, IRCC a recommencé à récupérer et à traiter uniquement le rapport abrégé du SMGC.
10. IRCC a précisé que même si les individus demandaient une section en particulier qui ne figurait pas dans le rapport abrégé, ou demandaient explicitement le rapport détaillé du SMGC, ce dernier ne serait plus récupéré ni traité. Le Ministère a indiqué que le fait de récupérer et de traiter le rapport détaillé prolongerait considérablement les délais de traitement, et il a fourni au Commissariat une copie d’un rapport spécial (le document sur le SMGC) expliquant son approche à l’égard des rapports du SMGC.
11. IRCC a affirmé que le fait de traiter le rapport abrégé ou le rapport détaillé du SMGC n’a aucune incidence sur l’information qui est finalement fournie aux demandeurs. Il a ajouté que l’accès aux renseignements supplémentaires contenus dans le rapport détaillé ferait couramment l’objet d’un refus, car a) la communication des renseignements porterait atteinte à l’intégrité des systèmes et des processus d’IRCC et b) les renseignements contenus dans le rapport détaillé ne sont pas tous nécessairement produits par IRCC, mais peuvent plutôt provenir d’autres partenaires en matière de sécurité, de renseignement et d’enquête et seraient donc exemptés de la communication.
12. Cependant, nous avons découvert que dans de nombreux cas, passés ou présents, IRCC a fourni dans le rapport détaillé du contenu qui ne figurait pas dans le rapport abrégé. Cela démontre que, du moins dans certains cas, ces sections des rapports du SMGC contiennent des renseignements qui peuvent être communiqués.
13. Plus précisément :
    1. En 2022, le Commissariat à l’information du Canada (CIC) a publié un compte rendu sur des demandes d’accès (au titre de la LAI) visant le contenu des sections Historique de 64 rapports du SMGC. Ce compte rendu indiquait que, pendant l’enquête du CIC, après de nombreuses tentatives de justifier son refus de communiquer le contenu aux demandeurs, IRCC a finalement transmis l’intégralité des renseignements contenus dans la section Historique des 64 dossiers en cause.
    2. Plus récemment, le plaignant a fourni au Commissariat des exemplaires de deux autres rapports détaillés du SMGC produits et communiqués par IRCC en juin et en octobre 2025^{Note de bas de page 2}.
14. Selon nous, il est donc erroné d’affirmer qu’IRCC refuse systématiquement de communiquer le contenu qui ne figure pas dans le rapport abrégé aux demandeurs et que, par conséquent, il est inutile de récupérer et de traiter ce contenu afin de voir s’il comporte des renseignements personnels qui peuvent être communiqués. Nous comprenons qu’IRCC désire simplifier les processus afin de répondre plus efficacement aux demandes soumises en vertu de la LPRP, mais, dans ce contexte, nous sommes d’avis que cette approche fait en sorte qu’IRCC ne s’acquitte pas de ses obligations de communiquer aux demandeurs tous les renseignements personnels les concernant auxquels ils ont droit au titre de la LPRP.
15. Par conséquent, comme nous l’avons indiqué au cours de l’enquête, nous avons présenté un rapport de conclusions préliminaire à IRCC lui recommandant de faire ce qui suit :
    1. Récupérer et traiter la section Historique du rapport détaillé en réponse à la demande P-2024-63516 (réf. : PA-069183) présentée par l’individu;
    2. S’engager à mettre à jour ses procédures et à commencer immédiatement à récupérer et à traiter le rapport détaillé en réponse à toutes les demandes qu’il reçoit et pour lesquelles il aurait auparavant produit uniquement un rapport abrégé.
16. En ce qui concerne la recommandation a), le plaignant a informé le Commissariat qu’il avait reçu les renseignements demandés.
17. Toutefois, en ce qui concerne la recommandation b), le Commissariat n’a pas reçu de réponse de la part d’IRCC en dépit de ses demandes de suivi et de la prolongation de délai accordée pour fournir une réponse. Nous jugeons donc que la plainte est fondée et non résolue. Nous réitérons à IRCC l’importance de mettre rapidement en œuvre la recommandation en suspens pour ainsi se conformer aux exigences prévues à l’article 12 de la LPRP.