Conseils sur la protection des renseignements personnels pour les partis politiques fédéraux

Les partis politiques devraient :

• Mettre en œuvre des politiques et des procédures pour protéger tous les renseignements personnels conformément aux dix principes de protection de la vie privée indiqués dans ce tableau.
• Mettre en place des contrats indiquant comment les renseignements personnels seront protégés lors de l’emploi de tierces parties, comme les fournisseurs de services.
• Être prêts à démontrer que le traitement des renseignements personnels est adéquat. Par exemple, conserver des copies écrites des politiques et maintenir des dossiers pouvant être examinés pour vérifier la conformité.
• Informer les personnes touchées par une atteinte à la sécurité des renseignements personnels qui présente un risque de préjudice grave.

Les partis politiques devraient :

• Faire preuve de transparence et documenter les fins de la collecte de renseignements personnels, l’utilisation prévue de ces renseignements et les raisons qui justifient le partage de ces renseignements avec d’autres organisations.
• Préciser les fins de toute nouvelle utilisation des renseignements, et obtenir le consentement de la personne concernée avant de les utiliser.
• Si, par exemple, un parti politique souhaite utiliser l’information d’une pétition pour d’autres fins que celle de promouvoir l’enjeu soulevé par cette même pétition, il devrait en faire mention.

Les partis politiques devraient :

• Obtenir le consentement pour recueillir, utiliser ou diffuser des renseignements personnels^{Note de bas de page 3}, y compris :
  • Données induites (cela comprend l’utilisation de données d’observation pour estimer l’âge, le genre ou la situation financière)
  • Données prédictives (cela peut comprendre l’utilisation de données sensibles comme les opinions politiques, l’origine ethnique et l’appartenance religieuse pour prévoir les intentions de vote)
• Obtenir le consentement valable des personnes en s’assurant qu’elles sont informées des conditions suivantes lorsqu’on demande des renseignements personnels :
  • Quelles sont les données recueillies?
  • À quoi cela peut-il servir?
  • À qui ces renseignements seront-ils communiqués?
  • Conséquences de la collecte et de l’utilisation des renseignements personnels par le parti
• Utiliser les renseignements personnels uniquement aux fins auxquelles les personnes ont consenti. Par exemple, ne pas recueillir de renseignements personnels à propos des opinions politiques, de la religion ou de l’origine ethnique sans le consentement explicite de la personne.
• De manière similaire, ne pas présumer le consentement pour ajouter aux bases de données du parti des renseignements personnels recueillis dans les médias sociaux lorsque des personnes interagissent avec un parti en « aimant » une publication ou un article affiché dans les médias sociaux.
• Éviter de recueillir des renseignements personnels à propos d’autres personnes, comme des membres de la famille ou des voisins.
• S’assurer que le consentement a été obtenu avant de recevoir des renseignements personnels de tierces parties, comme des courtiers en données.
• Obtenir le consentement avant de communiquer des renseignements personnels (p. ex., avant de télécharger les listes de contacts internes des partis politiques sur les plateformes des médias sociaux).

Les partis politiques devraient :

• Éviter la collecte systématique en limitant la quantité et le type de renseignements personnels recueillis à ceux qui sont nécessaires aux fins déterminées.
• Par exemple, les solliciteurs ne devraient pas enregistrer les opinions d’un répondant à propos des intentions de vote des autres membres du ménage.
• Ne pas tromper les personnes quant aux fins de la collecte de leurs renseignements personnels.

Les partis politiques devraient :

• Utiliser ou diffuser des renseignements personnels uniquement à des fins correspondant à l’objectif initial de la collecte.
• Par exemple, l’information recueillie pour une pétition ou une cause précise ne devrait pas être réutilisée pour des fins de communications politiques d’ordre général.
• Par exemple, ne pas divulguer d’adresses de courriel ou tout autre identifiant aux plateformes de médias sociaux pour l’analyse de données ou le profilage sans le consentement explicite.
• Conserver les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour l’atteinte des fins, puis détruire les renseignements de façon sécurisée.
• Élaborer des procédures pour conserver et détruire les renseignements personnels.

Les partis politiques devraient :

• S’assurer que les renseignements personnels conservés sont exacts et à jour. Cela réduira au minimum les possibilités d’utilisation incorrecte des renseignements personnels au moment de prendre une décision concernant une personne ou de diffuser les renseignements à de tierces parties.
• Les partis doivent tenir compte de ce fait lorsqu’ils tirent des conclusions sur les électeurs, par exemples sur leurs opinions politiques, ou lorsqu’ils se fient sur des données fournies par de tierces parties.
• Dans la mesure du possible, les partis politiques devraient veiller à ce que leurs conclusions soient exactes.

Les partis politiques devraient :

• Protéger les renseignements contre l’accès non autorisé, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification, peu importe le format (c.-à-d., électronique ou papier).
• Utiliser plusieurs mesures de sécurité en fonction de la sensibilité des renseignements conservés.
• Par exemple, les opinions politiques, l’état de santé, l’appartenance religieuse, l’origine ethnique et la situation financière peuvent être considérés comme hautement sensibles et devraient faire l’objet de mesures de sécurité plus strictes.
• Les mesures de sécurité peuvent comprendre le chiffrement, les classeurs verrouillés et l’accès limité aux personnes devant connaître les renseignements.
• Les partis doivent sensibiliser leurs employés, leurs bénévoles et leurs sous-traitants à l’importance de protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels.

Les partis politiques devraient :

• Faire preuve de transparence, de clarté et de responsabilité à l’égard de leurs pratiques en matière de gestion des renseignements personnels.
• Par exemple, si les électeurs sont classés en fonction de leur opinions politiques, de leur allégeance politique, de leurs intérêts personnels, de leur langue, de leur origine ethnique ou de leur éducation, le parti devrait l’indiquer clairement.
• S’assurer que les communications à propos de la protection de la vie privée sont faciles à comprendre, peu importe l’appareil à l’aide duquel elles sont consultées, et qu’elles sont accessibles par divers moyens (p. ex., en personne, à l’écrit, par téléphone, dans des publications et sur le site Web de votre organisation).

Les partis politiques devraient :

• Fournir aux personnes l’accès à leurs renseignements personnels lorsqu’elles le demandent, y compris toutes les inférences ou les prédictions effectuées à leur sujet.
• Pouvoir rendre compte des manières dont les renseignements ont été utilisés et de toutes les communications de renseignements personnels auprès de tierces parties, si demandé.
• Corriger ou modifier les renseignements personnels si leur exactitude ou leur exhaustivité est contestée et s’ils se révèlent ne plus être à jour.
• Par exemple, suite à une demande, les partis devraient fournir tous les renseignements personnels conservés par l’organisation à propos d’une personne, décrire comment ces renseignements ont été et sont utilisés et indiquer si ces renseignements ont été diffusés.

Les partis politiques devraient :

• Offrir un recours en élaborant des procédures simples de traitement des plaintes et d’enquête.
• Informer les personnes préoccupées des recours possibles.
• S’assurer que toutes les plaintes font l’objet d’enquêtes.