Dixième principe relatif à l’équité dans le traitement de l’information de la LPRPDE – Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

Vos responsabilités en tant qu’entreprise

  • Respecter les dix principes énoncés à l’annexe 1.
  • Élaborer des procédures simples et facilement accessibles pour le dépôt de plaintes.
  • Informer les plaignants des recours qui s’offrent à eux, notamment des procédures de traitement des plaintes de votre organisation et de celles des associations de l’industrie, des organismes de réglementation et du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
  • Mener des enquêtes sur toutes les plaintes reçues.
  • Prendre les mesures qui s’imposent pour corriger les pratiques et les politiques relatives au traitement des renseignements personnels.

Comment vous acquitter de vos responsabilités

  • Consignez la date de réception et la nature de la plainte, par exemple :
    • 15 janvier 2017 – retard dans le traitement d’une demande;
    • 3 mai 2017 – réponse incomplète ou inexacte;
    • 18 juin 2017 – collecte, utilisation, communication ou conservation inadéquates.
  • Accusez réception de la plainte sans délai.
  • Au besoin, communiquez avec la personne pour clarifier la plainte.
  • Confiez le dossier à une personne possédant les compétences voulues pour l’examiner de manière équitable et impartiale. Permettez à cette personne de consulter tous les dossiers pertinents et de questionner tous les employés ou les autres intervenants qui ont traité les renseignements personnels ou la demande d’accès.
  • Informez clairement et rapidement le plaignant du résultat de l’enquête ainsi que des mesures pertinentes qui ont été prises.
  • Corrigez tout renseignement personnel inexact ou modifiez les politiques et les procédures à la lumière des conclusions de l’enquête sur la plainte. Assurez-vous que les employés de votre organisation sont au fait de tous les changements apportés à ces politiques et procédures.

Conseils

  • Assurez-vous que les membres du personnel sont au fait des politiques et des procédures en matière de traitement des plaintes et qu’ils savent à qui transmettre les plaintes au sein de votre organisation.
  • Consignez toutes vos décisions pour assurer une application uniforme de la Loi.
  • Traitez les plaintes de façon équitable et adéquate – le traitement équitable et adéquat d’une plainte peut contribuer à préserver ou à restaurer la confiance de votre client dans votre organisation.
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