Cinquième principe relatif à l’équité dans le traitement de l’information de la LPRPDE – Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

Pour en savoir plus sur la limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

Vos responsabilités en tant qu’entreprise

  • Respecter les dix principes énoncés à l’annexe 1.
  • N’utiliser ou ne communiquer des renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne concernée ne donne son consentement ou que l’utilisation ou la communication ne soit autorisée par la Loi.
  • Ne conserver des renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins établies.
  • Établir des lignes directrices et des procédures pour la conservation et l’élimination des renseignements personnels.
  • Conserver les renseignements personnels utilisés pour prendre une décision au sujet d’une personne pendant un temps raisonnable. De cette façon, celle-ci peut y avoir accès et demander réparation au besoin.
  • Détruire, effacer ou dépersonnaliser les renseignements dont vous n’avez plus besoin aux fins précisées ou prévues par la Loi.

Comment vous acquitter de vos responsabilités

  • Documentez toute nouvelle utilisation de renseignements personnels.
  • Établissez des périodes de conservation maximale et minimale en tenant compte des exigences ou des restrictions législatives, ainsi que des mécanismes de réparation.
  • Détruisez les renseignements qui ne répondent pas à une fin précise ou qui ne sont plus nécessaires pour réaliser une fin établie.
  • Détruisez les renseignements personnels de manière à prévenir toute atteinte à la vie privée. La solution idéale consiste à déchiqueter les dossiers papier et à effacer les fichiers électroniques.
  • Avant de vous débarrasser d’appareils électroniques comme des ordinateurs, des photocopieurs ou des téléphones cellulaires, assurez-vous que les renseignements personnels qu’ils contenaient ont été complètement effacés.
  • Mettez en place des politiques définissant les types de renseignements qui doivent être mis à jour. Une organisation peut raisonnablement s’attendre à ce qu’une personne fournisse des renseignements à jour dans certaines circonstances (p. ex. un changement d’adresse dans le cas d’un abonnement à un magazine).

Conseils

  • Il est parfois plus facile et moins compliqué de détruire ou d’effacer des renseignements que de les dépersonnaliser.
  • Procédez à des examens périodiques pour déterminer si des renseignements sont encore utiles. Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez établir un calendrier de conservation.
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