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Cinquième principe relatif à l’équité dans le traitement de l’information de la LPRPDE – Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

Révisé : Mai 2019

Vos responsabilités

  • À moins qu’une personne donne son consentement à l’effet contraire — ou à moins qu’il ne soit par ailleurs nécessaire de le faire en vertu de la loi — votre organisation doit s’assurer d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Ne conservez les renseignements personnels que pendant la durée nécessaire pour la réalisation de ces fins.
  • Prendre connaissance des renseignements personnels dont vous disposez, de l’endroit où ils se trouvent et de ce que vous en faites.
  • Obtenir un nouveau consentement si vous avez l’intention d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels à une nouvelle fin.
  • Recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels uniquement à des fins qu’une personne raisonnable estimerait acceptables dans les circonstances.
  • Établir des lignes directrices et des procédures relatives à la conservation et à la destruction des renseignements personnels.
  • Conserver les renseignements personnels utilisés pour prendre une décision au sujet d’une personne pendant un temps raisonnable. Cela pourrait être utile dans l’éventualité où une personne cherche à avoir accès aux renseignements à des fins de réparation.
  • Détruire, supprimer ou dépersonnaliser tout renseignement personnel dont votre organisation n’a plus besoin.

Comment vous acquitter de vos responsabilités

  • Documentez toute nouvelle utilisation de renseignements personnels.
  • Limitez et surveillez l’accès des employés aux renseignements personnels, et prenez des mesures appropriées en cas d’accès non autorisé aux renseignements.
  • Établissez des périodes de conservation maximale et minimale en tenant compte des exigences ou des restrictions législatives, ainsi que des mécanismes d’appel.
  • Détruisez les renseignements personnels qui ne répondent pas à une fin précise ou qui ne sont plus nécessaires pour réaliser une fin établie. Éliminez les renseignements de manière à empêcher les atteintes à la vie privée, comme en déchiquetant de manière sécuritaire les dossiers papier ou en supprimant efficacement les dossiers électroniques. Si les renseignements doivent être conservés uniquement à des fins statistiques, utilisez des techniques efficaces afin de les dépersonnaliser.
  • Assurez-vous que tous les renseignements personnels sont entièrement supprimés avant de jeter des appareils électroniques comme des ordinateurs, des photocopieurs et des téléphones cellulaires.
  • Assurez-vous que vos employés bénéficient d’une formation appropriée sur leurs rôles et leurs responsabilités en matière de protection des renseignements personnels.

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