Les conclusions du commissaire à la protection de la vie privée concernant le Programme national sur les changements d'adresse de Postes Canada

Ottawa, le 25 février 2002 - En raison d'un intérêt grandissant du public, le commissaire à la protection de la vie privée du Canada, George Radwanski, a publié aujourd'hui les conclusions suivantes au terme de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les conclusions sont sous forme de lettre adressée à Postes Canada.

La présente fait suite à ma lettre du 12 juillet 2001 au sujet d'une plainte fondée sur la Loi sur la protection des renseignements personnels déposée par un individu du Programme national sur les changements d'adresse (PNCA) de Postes Canada. Conformément à l'article 35, je vous présente aujourd'hui mes conclusions.

Rappelons d'abord les faits de la cause, tels que je vous les ai exposés dans ma précédente lettre.

Postes Canada offre le service PNCA, moyennant frais, aux personnes qui veulent recevoir leur courrier jusqu'à ce qu'elles aient eu la chance de faire part de leur changement d'adresse à leurs correspondants. Les personnes qui achètent ce service sont informées qu'elles acceptent de faire réexpédier leur courrier. Elles doivent signer l'autorisation suivante :

« Je reconnais que l'information fournie servira à la livraison du courrier à ma nouvelle adresse. Je reconnais également que Postes Canada peut donner ma nouvelle adresse aux expéditeurs de courrier qui en font la demande, à condition qu'ils connaissent déjà mon nom au complet et mon ancienne adresse. »

Les clients peuvent communiquer avec Postes Canada et dire qu'ils ne veulent pas que leur nouvelle adresse soit communiquée à certains organismes ou certaines entreprises. Cependant, pour le savoir, ils doivent lire les petits caractères au dos du formulaire de demande de PNCA, qui énonce que :

« Postes Canada transmettra sans frais votre nouvelle adresse permanente aux entreprises et organismes qui en font la demande et qui ont votre nom et votre ancienne adresse dans leur base de données. »

Les clients qui ne veulent pas de ce service supplémentaire doivent adresser une lettre à Postes Canada dans les sept jours. En obligeant les clients à prendre l'initiative de lui écrire pour dire qu'ils ne veulent pas que leur nouvelle adresse soit communiquée à certains organismes ou certaines entreprises, la Société utilise les « refus » pour obtenir leur consentement, autrement dit un « consentement négatif ».

Sauf à l'endos du formulaire de demande de PNCA, Postes Canada ne dit nulle part, dans sa documentation, pas plus que dans son site Web, à ses clients qu'ils peuvent refuser la communication de leurs renseignements à des « expéditeurs ». La brochure de Postes Canada intitulée « Déménageurs : Le petit guide du déménageur pour faciliter votre prochain déménagement », explique le service PNCA aux personnes et précise que son objet est de « veiller à ce que vous receviez les envois importants expédiés à votre ancienne adresse ». Ni cette publication ni le site Web de Postes Canada ne dit que la nouvelle adresse du client sera communiquée aux « expéditeurs ».

Nous avons découvert, au cours de notre enquête, qu'un « expéditeur » peut être n'importe quel organisme-par exemple, une agence de location de listes d'adresses, un organisme qui fait des envois grand public ou un agent de marketing direct. Postes Canada affirme qu'elle communiquera à ces organismes la nouvelle adresse du client, sans frais pour l'intéressé, alors qu'elle se fait elle-même payer pour leur fournir les renseignements. Cela signifie, dans les faits, que Postes Canada vend les renseignements personnels à des organismes qui les utiliseront à des fins autres que celle pour laquelle ils ont été recueillis au départ.

Par conséquent, tout en sachant, au moment d'acheter le service PNCA, qu'ils conviennent de faire réexpédier leur courrier, les clients ne savent pas que Postes Canada vend leurs renseignements personnels à n'importe organisme, qui peut être une agence de location de listes d'adresses, un expéditeur de courrier grand public ou un agent de marketing direct.

Lors de nos premiers contacts avec vos responsables au sujet du service PNCA, nous avons soulevé trois préoccupations. Ma première préoccupation concernait le libellé utilisé sur le formulaire pour obtenir le consentement du client. En second lieu, les clients n'étaient pas clairement informés que leurs renseignements sont vendus à des expéditeurs de courrier grand public ou à des agents de marketing direct. En troisième lieu, on vend des renseignements personnels sans informer les clients de cette pratique et sans obtenir leur consentement.

Au sujet de ces préoccupations, vos responsables ont fait valoir qu'il y a une protection en place. La nouvelle adresse n'est fournie qu'aux expéditeurs de courrier grand public ou aux agents de marketing direct qui ont déjà le nom et l'ancienne adresse du client, à moins que le client ne prenne contact avec Postes Canada pour donner un contre-ordre. Nous avons signalé à vos responsables que des entreprises se vendent, se louent et s'échangent les listes de diffusion entre elles. Un grand nombre d'entreprises ont pu créer leurs listes sans le consentement préalable des individus concernés. Par conséquent, il semble bien que cette protection, dont se réclame Postes Canada, ne répond pas convenablement à ma préoccupation au sujet du consentement. Vos responsables ont dit que l'obtention du consentement à cet égard n'est pas leur responsabilité.

Vos responsables sont néanmoins convenus de modifier le formulaire de demande de PNCA pour utiliser le mot « Autorisation » et ajouter l'expression « y compris les expéditeurs de publipostage » dans l'énoncé d'objet.

Après étude de la proposition de Postes Canada, j'ai conclu que sa mise en ouvre ne serait pas suffisante pour corriger le manque de transparence de la déclaration d'autorisation et régler le problème de consentement négatif. J'en suis venu à cette conclusion parce que les individus ne savent pas que cette déclaration s'applique, de fait, à n'importe quel organisme, qui peut comprendre une agence de location de listes d'adresses, un expéditeur de courrier grand public ou un agent de marketing direct. Les individus devraient avoir le droit de consentir en toute connaissance de cause à la communication de leurs renseignements. Cela n'est pas clair lorsqu'ils achètent le service PNCA de Postes Canada.

Après en être venu à cette conclusion, je vous ai communiqué formellement mes points de vue. J'ai recommandé que Postes Canada indique clairement dans sa brochure et sa documentation, y compris sur le formulaire de demande de PNCA, que la vente de la nouvelle adresse de son client à n'importe quel organisme, qui peut comprendre une agence de location, un expéditeur de courrier grand public ou un agent de marketing direct, est l'une des caractéristiques du service PNCA. J'ai en outre recommandé que Postes Canada ajoute une case à cocher au recto du formulaire de demande de PNCA pour permettre aux individus de consentir à la vente de leurs renseignements personnels. Vous avez donné votre accord sur ma première recommandation visant à accroître la transparence du processus pour les usagers, mais vous avez catégoriquement refusé de mettre en ouvre la plus importante de mes deux recommandations, qui était d'obtenir un consentement éclairé des usagers du PNCA en ajoutant une case à cocher au recto du formulaire de demande de PNCA.

Étant donné la gravité de l'enjeu, je me suis aussi ouvert de mes inquiétudes au ministre responsable de Postes Canada, l'honorable A. Gagliano, C.P., député. Malheureusement, le ministre a aussi refusé d'appliquer ma deuxième recommandation.

Je dois maintenant vous faire part de mes conclusions relativement à la plainte de [.]. Le paragraphe 5(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels oblige les organismes à faire connaître aux individus auprès de qui ils recueillent des renseignements personnels à quelles fins les renseignements recueillis sont destinés. J'estime, par ailleurs, que la force de cette disposition dépend de la communication claire et intégrale de cette fin; dans les cas de communication à un tiers à des fins commerciales, par exemple, cette communication doit englober une indication de la nature de l'entreprise du tiers. L'article 8 de la Loi oblige à obtenir le consentement de l'individu à l'égard de la communication de renseignements personnels. Le paragraphe 8(2) précise les cas d'exception où il serait permis à un organisme de communiquer des renseignements sans obtenir de consentement.

J'ai établi, en premier lieu, que, en ne précisant pas aux demandeurs du PNCA son intention de communiquer les nouvelles adresses aux expéditeurs de courrier grand public et aux agents de marketing direct à une fin commerciale, Postes Canada ne se conforme pas à l'exigence de la communication claire et intégrale de l'objet. J'ai aussi établi que cette communication exige le consentement de l'individu aux termes de l'article 8, étant donné qu'aucune des exceptions prévues au paragraphe 8(2) ne s'applique.

Postes Canada a-t-elle le consentement des individus pour communiquer leur nouvelle adresse aux expéditeurs de courrier grand public et aux agents de marketing direct – Vous prétendez que oui. Pour ma part, je maintiens qu'en matière de consentement, les attentes raisonnables de l'individu sont à prendre en compte. Je suis convaincu qu'une personne raisonnable ne conclurait pas, en lisant et signant le formulaire de demande de PNCA, qu'elle donne son consentement à la communication de renseignements personnels à des expéditeurs de courrier grand public ou à des agents de marketing direct. Je conclus donc que Postes Canada contrevient aux paragraphes 5(2) et (8) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Par conséquent, j'ai conclu que la plainte de [.] est bien fondée.

Je suis donc d'avis que, d'ici qu'elle modifie son processus relativement au service PNCA, Postes Canada viole les droits à la vie privée de tous les usagers de ce service.

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à communiquer avec le Commissariat.

Veuillez agréer, Madame, l'expression de mes sentiments les meilleurs.

Le commissaire à la protection de la vie privée du Canada,

George Radwanski

Sommaire de notre Rapport annuel au Parlement 2001-2002.

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