Neuvième principe relatif à l’équité dans le traitement de l’information de la LPRPDE – Accès aux renseignements personnels

En général, toute personne a le droit de consulter les renseignements personnels que détient une organisation à son sujet.

Vos responsabilités en tant qu’entreprise

  • Respecter les dix principes énoncés à l’annexe 1.
  • Informer toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels la concernant.
  • Expliquer l’usage qui est fait ou qui a été fait de ces renseignements personnels, et fournir une liste de toutes les organisations auxquelles les renseignements ont été communiqués.
  • Permettre à la personne concernée d’avoir accès à ses renseignements personnels.
  • Si une personne remet en question l’exactitude ou le caractère exhaustif de renseignements la concernant et qu’une vérification permet de confirmer qu’il existe effectivement des lacunes, apporter les corrections ou les modifications nécessaires.
  • Fournir copie des renseignements demandés, ou expliquer les raisons pour lesquelles l’accès est refusé, sous réserve des exceptions définies à l’article 9 de la Loi (voir les exceptions au principe d’accès).
  • Consigner au dossier tous les désaccords relatifs aux renseignements et, le cas échéant, en informer les tierces parties.

Comment vous acquitter de vos responsabilités

  • Donnez à toute personne qui en a besoin l’aide nécessaire pour formuler une demande d’accès à ses renseignements personnels.
  • Vous pouvez demander à la personne qui présente une demande d’accès de fournir suffisamment d’information pour qu’il vous soit possible de la renseigner sur l’existence, l’utilisation et la communication de renseignements personnels.
  • Donnez suite à la demande le plus rapidement possible, au plus tard 30 jours après sa réception.
  • Le délai habituel de traitement peut être prolongé d’une période maximale de 30 jours, selon les critères définis au paragraphe 8(4) de la Loi, dans les cas suivants :
    • l’observation du délai initial de 30 jours entraverait gravement l’activité de votre organisation;
    • vous avez besoin de plus de temps pour mener des consultations;
    • vous avez besoin de plus de temps pour transférer les renseignements personnels sur un support de substitution.
  • Si votre organisation prévoit qu’il lui faudra plus de 30 jours pour répondre à la demande, vous devez en informer l’auteur de la demande dans les 30 jours suivant la réception de cette dernière et lui indiquer qu’il a le droit de porter plainte auprès du commissaire à la protection de la vie privée du Canada.
  • Donnez à la personne un accès gratuit ou à prix modique aux renseignements demandés.
  • Informez la personne des coûts approximatifs avant de traiter la demande et vérifiez auprès d’elle si elle souhaite toujours aller de l’avant avec la demande.
  • Veillez à ce que les renseignements fournis soient compréhensibles. Expliquez les acronymes, les abréviations et les codes.
  • Le cas échéant, transmettez les renseignements modifiés aux tierces parties qui y ont accès.
  • Communiquez par écrit avec toute personne dont la demande d’accès est refusée pour l’aviser de votre décision et lui exposer les motifs de votre refus et les recours possibles.

Conseils

  • Conservez un registre des renseignements personnels que vous détenez et de l’endroit où ils sont conservés afin de pouvoir les retrouver plus facilement si une demande d’accès vous était présentée.
  • Effectuez toujours une recherche rigoureuse de tous les endroits où des renseignements personnels pourraient être conservés – qu’il s’agisse de lieux physiques ou de supports électroniques.
  • Ne communiquez jamais de renseignements personnels à moins d’être certain de l’identité du demandeur et de son droit d’accès.
  • Consignez la date à laquelle vous avez reçu la demande d’accès aux renseignements.
  • Assurez-vous que le personnel de votre organisation est en mesure de reconnaître une demande d’accès à des renseignements personnels et qu’il sait à qui cette demande doit être transmise.

Exceptions au principe d’accès

Bien que les organisations soient généralement tenues, en vertu de la LPRPDE, de permettre aux personnes qui en font la demande d’avoir accès aux renseignements personnels qui les concernent, certaines exceptions précises peuvent être invoquées.

En effet, la LPRPDE prévoit des exceptions obligatoires et des exceptions discrétionnaires à l’obligation de donner accès à ses renseignements personnels à une personne qui en fait la demande.

En ce qui concerne les exceptions obligatoires, une organisation doit refuser à une personne l’accès à des renseignements personnels :

  • lorsque la communication révélerait des renseignements personnels se rapportant à un tiers*, à moins que le tiers en question n’y consente ou qu’il s’agisse d’une situation qui mette en danger la vie d’une personne;
  • lorsqu’une personne demande d’être avisée de toute communication de renseignements faite à une institution gouvernementale dans des cas particuliers, ou d’avoir accès à cette information, et que l’institution gouvernementale enjoint à l’organisation de refuser la demande d’accès. En pareil cas, votre organisation doit refuser la demande et en informer le commissaire à la protection de la vie privée du Canada. En outre, votre organisation ne peut informer la personne concernée de la communication à l’institution gouvernementale, du fait que l’institution a été informée de la demande ou du fait que le commissaire a été avisé du refus de donner accès aux renseignements.

En ce qui concerne les exceptions discrétionnaires, l’organisation peut refuser l’accès à des renseignements personnels dans les cas suivants :

  • les renseignements sont protégés par le secret professionnel liant l’avocat à son client;
  • la communication révélerait des renseignements commerciaux confidentielsNote de bas de page *;
  • la communication risquerait vraisemblablement de nuire à la vie ou à la sécurité d’une personneNote de bas de page **;
  • les renseignements ont été recueillis à l’insu et sans le consentement de la personne pour en assurer l’exactitude ou l’accès, et la collecte est nécessaire à des fins liées à une enquête sur la violation d’un accord ou une infraction à une loi fédérale ou provinciale (le commissaire à la protection de la vie privée du Canada doit en être informé);
  • les renseignements ont été fournis dans le cadre du règlement officiel d’un différend;
  • les renseignements ont été créés en vue d’une divulgation au titre de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles.
Date de modification :