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Bulletin d’interprétation : Accès aux renseignements personnels

L’un des principaux rôles du commissaire consiste à enquêter sur des plaintes en matière de protection de la vie privée contre des organisations et à tenter de les résoudre. Bien que ses conclusions sur une question donnée peuvent varier selon les faits propres à chaque cas et la position des parties en cause, au fil du temps, ses conclusions au sujet de certaines questions clés peuvent former des principes généraux pouvant servir d’orientations utiles à la fois aux plaignants et aux organisations.

Afin de résumer les principes généraux qui se sont dégagés des décisions judiciaires et des conclusions du commissaire jusqu’à présent, le Commissariat publie des interprétations de certains concepts clés de la LPRPDE. Ces dernières n’ont pas force exécutoire, mais servent plutôt d’orientation à des fins de conformité à la LPRPDE. Ces interprétations peuvent évoluer et se préciser au fur et à mesure que le commissaire formule d’autres conclusions et que les tribunaux rendent d’autres décisions.

I. Dispositions législatives pertinentes

de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, L.C. 2000, ch. 5 (LPRPDE ou la Loi)

Principe 4.9 : Une organisation doit informer toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter. Il sera aussi possible de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et d’y faire apporter les corrections appropriées.

Principe 4.9.1 : Une organisation doit informer la personne qui en fait la demande du fait qu’elle possède des renseignements personnels à son sujet, le cas échéant. Les organisations sont invitées à indiquer la source des renseignements. L’organisation doit permettre à la personne concernée de consulter ces renseignements. Dans le cas de renseignements médicaux sensibles, l’organisation peut préférer que ces renseignements soient communiqués par un médecin. En outre, l’organisation doit informer la personne concernée de l’usage qu’elle fait ou a fait des renseignements et des tiers à qui ils ont été communiqués.

Principe 4.9.2 : Une organisation peut exiger que la personne concernée lui fournisse suffisamment de renseignements pour qu’il lui soit possible de la renseigner sur l’existence, l’utilisation et la communication de renseignements personnels. L’information ainsi fournie doit servir à cette seule fin.

Principe 4.9.3 : L’organisation qui fournit le relevé des tiers à qui elle a communiqué des renseignements personnels au sujet d’une personne devrait être la plus précise possible. S’il lui est impossible de fournir une liste des organisations à qui elle a effectivement communiqué des renseignements au sujet d’une personne, l’organisation doit fournir une liste des organisations à qui elle pourrait avoir communiqué de tels renseignements.

Principe 4.9.4 : Une organisation qui reçoit une demande de communication de renseignements doit répondre dans un délai raisonnable et ne peut exiger, pour ce faire, que des droits minimes. Les renseignements demandés doivent être fournis sous une forme généralement compréhensible. Par exemple, l’organisation qui se sert d’abréviations ou de codes pour l’enregistrement des renseignements doit fournir les explications nécessaires.

Principe 4.9.5 : Lorsqu’une personne démontre que des renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, l’organisation doit apporter les modifications nécessaires à ces renseignements. Selon la nature des renseignements qui font l’objet de la contestation, l’organisation doit corriger, supprimer ou ajouter des renseignements. S’il y a lieu, l’information modifiée doit être communiquée à des tiers ayant accès à l’information en question.

Principe 4.9.6 : Lorsqu’une contestation n’est pas réglée à la satisfaction de la personne concernée, l’organisation prend note de l’objet de la contestation. S’il y a lieu, les tierces parties ayant accès à l’information en question doivent être informées du fait que la contestation n’a pas été réglée.

Paragraphe 8(1) : La demande prévue à l’article 4.9 de l’annexe 1 est présentée par écrit.

Paragraphe 8(2) : Sur requête de l’intéressé, l’organisation fournit à celui-ci l’aide dont il a besoin pour préparer sa demande.

Paragraphe 8(3) : L’organisation saisie de la demande doit y donner suite avec la diligence voulue et, en tout état de cause, dans les trente jours suivant sa réception.

Paragraphe 8(4) : Elle peut toutefois proroger le délai visé au paragraphe (3) : a) d’une période maximale de trente jours dans les cas où : (i) l’observation du délai entraverait gravement l’activité de l’organisation, (ii) toute consultation nécessaire pour donner suite à la demande rendrait pratiquement impossible l’observation du délai; b) de la période nécessaire au transfert des renseignements visés sur support de substitution.

Dans l’un ou l’autre cas, l’organisation envoie au demandeur, dans les trente jours suivant la demande, un avis de prorogation l’informant du nouveau délai, des motifs de la prorogation et de son droit de déposer auprès du commissaire une plainte à propos de la prorogation.

Paragraphe 8(5) : Faute de répondre dans le délai, l’organisation est réputée avoir refusé d’acquiescer à la demande.

Paragraphe 8(6) : Elle ne peut exiger de droits pour répondre à la demande que si, à la fois, elle informe le demandeur du montant approximatif de ceux-ci et celui-ci l’avise qu’il ne retire pas sa demande.

Paragraphe 8(7) : L’organisation qui refuse, dans le délai prévu, d’acquiescer à la demande notifie par écrit au demandeur son refus motivé et l’informe des recours que lui accorde la [partie 1 de la LPRPDE].

Paragraphe 8(8) : Malgré l’article 4.5 de l’annexe 1, l’organisation qui détient un renseignement faisant l’objet d’une demande doit le conserver le temps nécessaire pour permettre au demandeur d’épuiser tous les recours qu’il a en vertu de la [partie 1 de la LPRPDE].

Paragraphe 9(1)Note de bas de page 1 : Malgré l’article 4.9 de l’annexe 1, l’organisation ne peut communiquer de renseignements à l’intéressé dans le cas où cette communication révélerait vraisemblablement un renseignement personnel sur un tiers. Toutefois, si ce dernier renseignement peut être retranché du document en cause, l’organisation est tenue de le retrancher puis de communiquer à l’intéressé le renseignement le concernant.

Paragraphe 9(3) : Malgré la note afférente à l’article 4.9 de l’annexe 1, l’organisation n’est pas tenue de communiquer à l’intéressé des renseignements personnels dans les cas suivants seulement : a) les renseignements sont protégés par le secret professionnel de l’avocat ou du notaire ou par le privilège relatif au litige; b) la communication révélerait des renseignements commerciaux confidentiels; c) elle risquerait vraisemblablement de nuire à la vie ou la sécurité d’un autre individu; c.1) les renseignements ont été recueillis au titre de l’alinéa 7(1)b); d) les renseignements ont été fournis uniquement à l’occasion d’un règlement officiel des différends; e) les renseignements ont été créés en vue de faire une divulgation au titre de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles ou dans le cadre d’une enquête menée sur une divulgation en vertu de cette loi.

Toutefois, dans les cas visés aux alinéas b) ou c), si les renseignements commerciaux confidentiels ou les renseignements dont la communication risquerait vraisemblablement de nuire à la vie ou la sécurité d’un autre individu peuvent être retranchés du document en cause, l’organisation est tenue de faire la communication en retranchant ces renseignements.

Paragraphe 9(5) : Si elle décide de ne pas communiquer les renseignements dans le cas visé à l’alinéa (3)c.1), l’organisation en avise par écrit le commissaire et lui fournit les renseignements qu’il peut préciser.

II. Application par les tribunaux et le Commissariat dans divers contextes

La question de savoir si une organisation satisfait aux obligations que la Loi lui impose en matière d’accès dépend des faits de chaque enquête relative à une plainte. Les exemples suivants illustrent comment le principe d’accès a été interprété et appliqué par les tribunaux et le Commissariat dans différents contextes.

Politiques, pratiques et procédures

Droit d’accès

Responsabilité

Recherche raisonnable

  • L’organisation qui reçoit une vaste demande d’accès à des renseignements personnels a deux options : 1) soit demander à l’auteur de la demande s’il peut cibler celle-ci davantage, auquel cas cet auteur a l’obligation de coopérer en vue de délimiter sa demande, 2) soit procéder à une recherche raisonnable de renseignements qui, selon son estimation raisonnable, répond à la demande d’accès. Dans ce dernier cas, en l’absence d’autres éléments de preuve, elle n’a pas à présumer de l’existence d’une raison de rechercher des messages autres que ceux qui, selon son estimation raisonnable, sont recueillis, utilisés ou communiqués dans le cadre de ses activités. (Johnson c. Bell Canada, 2008 CF 1086)
  • Lorsqu’une organisation a effectué une recherche raisonnable en réponse à une demande d’accès et que le demandeur soutient qu’il existe d’autres renseignements qui n’ont pas été produits, il incombe à ce dernier d’établir, au moins prima facie, que la recherche n’a pas été exhaustive. (Johnson c. Bell Canada, 2008 CF 1086)
  • En répondant à une demande d’accès, une organisation doit chercher partout où peuvent se trouver des renseignements personnels, et non seulement dans les endroits où se trouvent habituellement de tels renseignements.

Répondre à des demandes d’accès

Formalités

Délai

Frais

Conservation

Exceptions

9(1) – Renseignements personnels sur un tiers

9(2.1) à (2.4) – Renseignements relatifs aux alinéas 7(3)(c), (c.1), (c.2) ou (d) de la LPRPDE

9(3)a) Renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat/le secret professionnel de l’avocat ou du notaire

9(3)b) Renseignements commerciaux confidentiels

9(3)c.1) Renseignements recueillis en application de l’alinéa 7(1)b)Note de bas de page 2

9(3)d) Renseignements fournis à l’occasion d’un règlement officiel des différends

Corrections

Pour plus de renseignements au sujet de l’accès à des renseignements personnels sous le régime de la LPRPDE, voir la fiche d’information du Commissariat intitulée Consulter vos renseignements personnels et les orientations connexes à l’intention des organisations.

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