Vie privée dans la relation propriétaire-locataire

Révisé : avril 2018

La relation entre propriétaires et locataires peut donner lieu à la collecte, à l’utilisation et à la communication de quantités appréciables de renseignements personnels. Des problèmes de protection de la vie privée peuvent se poser, par exemple en ce qui concerne :

• les préoccupations des locataires au sujet de la collecte excessive et de l’utilisation inappropriée de renseignements personnels;
• le recours à des caméras de surveillance;
• la communication à des tiers de renseignements personnels les concernant.

Voici quelques réponses aux questions qui nous ont été posées le plus souvent par des locataires actuels ou éventuels. Nous avons aussi publié des conseils à l’intention des propriétaires sur les problèmes courants de protection de la vie privée dans le secteur des logements locatifs.

Y a-t-il des lois qui établissent les règles concernant le traitement des renseignements personnels des locataires par les propriétaires?

Les propriétaires doivent se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), loi fédérale qui s’applique au secteur privé au Canada, ou aux lois provinciales considérées comme essentiellement similaires.

La LPRPDE définit les règles applicables au traitement des renseignements personnels par les entreprises, y compris les propriétaires, dans le cadre d’activités commerciales.

Voici quelques-unes des principales obligations que les propriétaires ont en vertu de la loi:

• Ils doivent obtenir le consentement de la personne concernée pour recueillir, utiliser ou communiquer ses renseignements personnels (sauf dans des circonstances limitées et définies prévues par la loi).
• Ils doivent préciser les raisons pour lesquelles ils recueillent des renseignements personnels avant ou au moment de la collecte. Ils devraient s’assurer que ces fins se limitent à ce qu’une personne raisonnable estimerait acceptable dans les circonstances.
• Ils doivent donner aux individus l’accès aux renseignements personnels qu’ils détiennent à leur sujet et leur permettre d’en contester l’exactitude.
• Ils peuvent utiliser les renseignements personnels d’un locataire uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.
• Ils doivent s’assurer que les renseignements personnels seront protégés au moyen de mesures de sécurité appropriées.

De nombreux propriétaires ont recours aux agences d’évaluation de la solvabilité. Ces agences recueillent, utilisent et communiquent des renseignements personnels dans leurs rapports de solvabilité des consommateurs. Elles sont également assujetties aux lois provinciales et fédérales sur la protection des renseignements personnels.

La Colombie-Britannique, l’Alberta et le Québec ont des lois provinciales sur le secteur privé qui s’appliquent aux propriétaires de ces provinces. Si vous habitez dans l’une de ces trois provinces, vous pouvez communiquer avec l’autorité de surveillance provinciale en matière de protection de la vie privée pour obtenir de plus amples renseignements.

Ces autorités provinciales ont élaboré des lignes directrices sur la façon dont leurs propres lois sur la protection de la vie privée s’appliquent aux questions concernant les propriétaires et les locataires :

• Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de la Colombie-Britannique : Privacy guidance for landlords and tenants (en anglais seulement)
• Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de l’Alberta : Privacy and Landlord-Tenant Matters – Frequently Asked Questions (en anglais seulement)
• Commission d’accès à l’information du Québec : Le bail et la protection des renseignements personnels – Des principes et des balises à respecter

Quel type d’information est couvert par la loi?

En vertu de la LPRPDE, on entend par renseignement personnel tout renseignement factuel ou subjectif, consigné ou non, concernant une personne identifiable. Il peut s’agir de tout type de renseignements, notamment :

• le nom, la date de naissance, les renseignements bancaires et d’autres documents financiers;
• les numéros d’identification tels que le numéro de permis de conduire et le numéro d’assurance sociale;
• les photographies et les enregistrements vidéo montrant une personne identifiable.

Comment les propriétaires devraient-ils obtenir mon consentement?

Dans certaines situations, les propriétaires devraient obtenir votre consentement explicite à une collecte, une utilisation ou une communication avant d’aller de l’avant avec une vérification de solvabilité par exemple. Dans d’autres situations, comme vous prendre en photo à l’aide d’une caméra de surveillance, il peut être raisonnable de vous fier à votre consentement « implicite ».

En général, si la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements sensibles est inattendue ou crée un risque de préjudice, le propriétaire devrait vous demander directement votre consentement.

Quelle que soit la forme de consentement utilisée, les propriétaires doivent vous fournir des renseignements en ce qui concerne les points suivants :

• les renseignements personnels recueillis;
• à quelles fins ils seront utilisés;
• à quels tiers (s’il y a lieu) ils seront communiqués;
• tout préjudice qui pourrait vous être causé.

Quels renseignements personnels dois-je fournir à un locateur éventuel?

Pour décider de vous louer ou non un logement, un locateur éventuel peut demander certains renseignements personnels qui lui permettront de vérifier votre solvabilité. Une vérification de solvabilité le renseignera sur votre capacité à acquitter le loyer au moment voulu.

Un locateur éventuel doit obtenir votre consentement pour communiquer vos renseignements personnels à un tiers ou à une organisation, par exemple une agence d’évaluation de la solvabilité, pour les besoins d’une vérification de la solvabilité.

Pour vérifier votre solvabilité, le propriétaire devrait connaître au minimum :

• votre nom,
• votre adresse,
• votre date de naissance.

Certains propriétaires peuvent aussi vous demander votre permis de conduire, votre passeport, l’identité de votre employeur et vos revenus et dépenses. Cette information n’est pas nécessaire pour une vérification de solvabilité, mais elle peut permettre au propriétaire d’obtenir un rapport plus détaillé auprès des organisations qui offrent ce type de vérification ou de s’assurer de ne pas vous confondre avec une personne dont le nom et la date de naissance sont similaires.

Le propriétaire a-t-il besoin de mon numéro d’assurance sociale (NAS)?

Non. Votre numéro d’assurance sociale est un numéro confidentiel utilisé aux fins de la déclaration du revenu. En vertu de la loi, les organisations ne peuvent vous demander de consentir à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels à moins que ce ne soit à des fins précises et légitimes.

En d’autres mots, à moins qu’une organisation puisse démontrer que votre NAS est exigé par la loi ou qu’il n’existe aucune autre solution acceptable permettant de confirmer votre identité aux fins de la transaction, on ne peut vous refuser un produit ou un service en raison de votre refus de fournir votre NAS.

Certaines organisations demandent le NAS pour des raisons qui ne sont pas liées aux fins de la déclaration du revenu.

Bien que cela ne soit pas recommandé, aucune loi n’empêche les organisations du secteur privé, y compris les propriétaires, de demander votre NAS à d’autres fins comme l’identification (bien qu’elles ne puissent pas l’exiger).

En pareil cas, vous n’êtes pas tenu de donner votre NAS. Ce n’est pas parce que quelqu’un demande votre NAS que vous devez le fournir.

Les locataires et les propriétaires doivent également savoir que le NAS ne doit pas être utilisé comme identificateur général.

Pour en savoir plus, consultez nos ressources sur la protection des renseignements personnels et les numéros d’assurance sociale.

Quelles sont mes options si un propriétaire me demande mon numéro d’assurance sociale?

Le Commissariat recommande généralement aux particuliers de ne pas communiquer leur NAS à une organisation du secteur privé à moins que la loi ne les y oblige.

Si le propriétaire veut obtenir votre NAS, vous pouvez lui demander à quelles fins il l’utilisera et à qui il le communiquera. S’il veut vérifier votre solvabilité, vous pouvez lui expliquer que le NAS n’est pas nécessaire pour une vérification de solvabilité de base et lui proposer une autre pièce d’identité.

S’il insiste, vous pourriez suggérer au propriétaire de contacter le Commissariat. Vous pourriez aussi envisager de déposer une plainte auprès de notre organisme.

Un propriétaire peut-il demander à voir mon permis de conduire? Mes renseignements fiscaux? Mes talons de chèque de paie?

La loi sur la protection des renseignements personnels n’empêche pas de telles demandes. Toutefois, chacune d’entre elles représente une collecte de renseignements personnels et est assujettie à la loi. Par exemple, le propriétaire devrait vous expliquer les raisons pour lesquelles il demande le document. La loi exige que l’objectif soit celui qu’une personne raisonnable jugerait approprié.

Les propriétaires ne devraient pas recueillir plus de renseignements qu’ils n’en ont besoin aux fins énoncées et ne devraient pas les conserver plus longtemps que nécessaire. Par exemple, s’ils demandent de voir votre permis de conduire pour confirmer votre identité, ou des talons de chèque de paie pour confirmer votre revenu, ils n’ont probablement pas besoin de conserver une copie de ces documents confidentiels.

Vous pouvez poser des questions sur les raisons pour lesquelles certains documents sont demandés et, au besoin, suggérer des options qui pourraient atteindre le même objectif.

Un propriétaire peut-il consulter mes antécédents en regardant ce que je publie sur les médias sociaux ou en communiquant avec un autre propriétaire?

Les propriétaires devraient obtenir l’autorisation de recueillir et de fournir des références ou des vérifications des antécédents.

Les vérifications informelles comme consulter votre page Facebook ou votre compte Twitter, ou demander à un autre propriétaire des renseignements sur vous sont une collecte de renseignements personnels et, par conséquent, les lois sur la protection de la vie privée s’appliquent.

En général, nous conseillons aux propriétaires de ne pas se tourner vers les réseaux sociaux pour vérifier les antécédents.

Gardez à l’esprit qu’en ajustant vos paramètres de confidentialité, vous pouvez prendre des mesures pour limiter ce que votre propriétaire voit lorsque vous publiez des choses sur les réseaux sociaux.

Vous voudrez peut-être aussi vous demander quelles sont les mesures (s’il y a lieu) que votre futur propriétaire prendra pour vérifier vos antécédents et pourquoi il prend de telles mesures.

Un propriétaire peut-il mettre mon nom sur une liste de « mauvais locataires »?

Le Commissariat a conclu que les propriétaires n’ont pas le droit de communiquer des renseignements comme un mauvais historique de paiement aux fins d’inclusion dans une liste de « mauvais locataires » non réglementée ou ponctuelle.

Toutefois, des mécanismes officiels et réglementés, comme les agences d’évaluation de la solvabilité, peuvent être notifiés dans des circonstances appropriées.

Un propriétaire peut-il prendre en photo mon appartement et son contenu?

Le fait de prendre en photo l’appartement ou le logement locatif d’une personne constitue une collecte de renseignements personnels. Le propriétaire doit préciser les fins avant la collecte ou au moment de celle-ci et obtenir votre consentement. Il doit aussi faire un effort raisonnable pour s’assurer que vous comprenez les fins auxquelles les renseignements seront utilisés ou communiqués.

Mon propriétaire peut-il installer des caméras de surveillance dans mon immeuble?

Même si les gens apprécient la sécurité offerte par la surveillance vidéo, ils ne veulent pas se sentir observés chez eux.

Pour s’acquitter de leurs obligations en vertu de la LPRPDE, les propriétaires devraient afficher et distribuer des politiques qui expliquent clairement, par exemple, comment et à quel moment les images seront utilisées.

Les propriétaires devraient informer les locataires des politiques avant d’installer la vidéo de surveillance.

Les caméras ne devraient pas filmer l’intérieur des appartements. Les moniteurs et toutes les images enregistrées devraient être sécurisés et accessibles uniquement à des fins précises telles que définies dans la politique.

Comment puis-je savoir quels renseignements mon propriétaire a sur moi?

En vertu de la LPRPDE, vous avez un droit général de consulter vos renseignements personnels détenus par un propriétaire.

Vous devez en faire la demande par écrit. S’il y a certains renseignements que vous recherchez, il peut être utile d’être précis dans votre demande. Votre propriétaire est censé vous donner accès à vos renseignements personnels dans un délai de 30 jours civils. Dans certaines situations très particulières, l’organisation pourra demander une prolongation du délai pouvant aller jusqu’à 30 jours. Si c’est le cas, elle doit vous en aviser dans les 30 premiers jours et expliquer la raison du retard.

La LPRPDE n’autorise les organisations à refuser l’accès aux renseignements personnels que dans certaines circonstances, par exemple si les renseignements sont protégés par le secret professionnel d’un avocat.

Les autres locataires sont-ils assujettis aux lois sur la protection des renseignements personnels?

En général, la conduite des personnes qui ne recueillent pas, n’utilisent pas ou ne communiquent pas des renseignements personnels à des fins commerciales n’est pas couverte par les lois canadiennes sur la protection des renseignements personnels. D’autres lois peuvent s’appliquer dans certaines situations.

Où puis-je trouver de l’information sur les autres lois relatives à la location d’une maison?

Pour en savoir plus sur les autres lois qui s’appliquent aux questions de location, veuillez consulter la section sur la location au Canada de la Société canadienne d’hypothèques et de logement.